| L'e-procurement et la fonction achat
? |
|
Sous e-procurement, on regroupe l'ensemble des solutions logicielles
dont l'entreprise dispose pour effectuer ses achats et ses approvisionnements
via internet. Auparavant cantonné aux achats dits "de
gommes et de crayons", l'e-procurement s'est élargi
aux achats de production. Et devient aujourd'hui une véritable
alternative pour optimiser la gestion de l'ensemble de la chaîne
d'approvisionnement de l'entreprise.
|
| Optimiser la chaîne d'approvisionnement
|
| Simplifier la gestion administrative
|
| Le temps : un gain précieux
|
| Réduire les coûts
de la chaîne d'approvisionnement |
| les appels d'offres en temps
réel : les PME s'y mettent |
| L'e-procurement en chiffres (a
convertir en euros) |
| Optimiser la chaîne d'approvisionnement |
|
Avec Internet, la fonction achat dispose désormais d'une
multitude de services pour gérer efficacement et à
moindre coût l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement.
L'e-procurement est en passe de modifier les pratiques d'achat traditionnelles
considérées, à tort ou à raison, comme
peu productives et bien trop gourmandes en heures de travail.
Qu'il soit utilisé pour effectuer des opérations
de sourcing (recherche d'informations sur les produits, les fournisseurs,),
de veille ou d'achats, l'e-procurement permet de rationaliser le
processus d'achats en réduisant son coût et sa durée.
Mais plus encore, il offre à l'entreprise l'opportunité
de réorganiser la fonction achat, de simplifier les démarches
et d'optimiser l'enchaînement des tâches.
Plus simple à utiliser et à mettre en place que les
systèmes ERP traditionnels, l'e-procurement est un nouveau
mode de gestion de travail qui, n'en doutons pas, modifiera en profondeur
les comportements des acheteurs et des fournisseurs.
|
| Simplifier la gestion administrative |
|
Les phases du processus d'achat sont traditionnellement nombreuses.
Cela va de la recherche de fournisseurs à la commande en
passant par la vérification, la prise de contact téléphonique,
les multiples saisies, les confirmations, etc. Autant de procédures
qui se répètent le plus souvent lors de la livraison.
De plus, l'acheteur doit entrer et rester en contact avec plusieurs
services (réception, comptabilité, contrôle
de gestion. Autant de tâches qui prennent du temps et coûtent
de l'argent.
Dans une organisation reposant sur l'e-procurement, l'acheteur
gère individuellement ses commandes auprès des fournisseurs
qu'il choisit. Il , regroupe les informations sur les produits et
les prestations offertes, collabore à la préparation
des contrats, surveille assure le suivi des commandes. Il dispose
d'informations précises sur les produits et services via
des catalogues en ligne qui lui présentent en détail
les caractéristiques (images, fiches, son, vidéo,…),
les spécifications techniques, les conditions de vente…
Enfin il peut générer automatiquement les transactions.
Cette centralisation des procédures d'achat vers un seul
service, voire une seule personne, représente un gain de
temps considérable par rapport aux organisations de travail
traditionnelles
|
| Le temps : un gain précieux |
Acheter prend
du temps. Rechercher de fournisseurs dans le monde entier, comparer
les différentes offres et les nombreux services… autant
de tâches fastidieuses qui poussent l'acheteur, par manque de
disponibilité, à se rabattre essentiellement sur le
marché domestique. Mais pour combien de temps ? Car l'e-procurement,
qui repose sur la technologie d'Internet, est en train de révolutionner
les pratiques d'achat en offrant à l'acheteur la possibilité
de s'affranchir des frontières du temps et de l'espace. Désormais,
contacter un fabricant coréen n'est pas plus difficile que
d'entrer en relation avec un fournisseur Cannois.
Via le web, la recherche de fournisseurs (le sourcing) est plus rapide,
plus interactive, et devient un complément indispensable à
l'utilisation des supports traditionnels que sont le téléphone
et le catalogue papier. En effet, pour l'acheteur averti, le web offre
un quantité considérable de moteurs de recherche, de
portails, de newsgroups, d'e-zines qui lui permettront de sélectionner
ses fournisseurs potentiels dans un marché devenu mondial.
|
| Réduire les coûts de la
chaîne d'approvisionnement |
Evidemment,
le souci de réduire les coûts d'approvisionnement est
apparu bien avant Internet et il existe de nombreuses solutions d'optimisation
de gestion. L'apport réel du web consiste à rendre accessible
ces données en temps réel sans avoir à effectuer
d'investissements lourds. Les informations sont consultables à
l'aide d'un simple navigateur depuis n'importe quel PC connecté
au web. Et c'est l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement
qui peut être mis en réseau afin que tous les intervenants
puissent collecter ou modifier l'information interne et externe. Bénéficier
d'une information mise à jour et en temps réel sur les
disponibilité des produits permet de réduire les stocks,
d'adapter au mieux les achats en fonction de la demande par nature
fluctuante.
L'e-procurement permet donc de disposer quasi instantanément
de données sur des milliers de fournisseurs, de services et
de produits.
Mais quels sont les outils et méthodes mis à la disposition
de l'acheteur afin qu'il puisse ne plus perdre de temps… voire
en gagner ?
|
Les appels d'offres en temps réel
:
les PME s'y mettent |
Les appels
d'offres en ligne se généralisent en France. Bien que
la consultation d'appels d'offres via le net soit monnaie courante,
le dépôt d'appels d'offres demeure plus rare. Autrefois
réservée aux grandes groupes, cette pratique semble
faire une timide percée au sein des PME connectées au
web.
Dans la pratique, l'acheteur se rend sur un site d' appels d'offre
et dépose anonymement une offre en indiquant le type de produit
et les modalités de livraison. Il définit la date, l'heure
et la durée de l'enchère et dispose alors de deux options
: Soit il réserve cette enchère à un groupe pré-défini
de fournisseurs, soit il ouvre les enchères à tous types
de fournisseurs. Il indique enfin s'il adjugera le contrat au moins
offrant ou s'il se réserve le droit de choisir un autre fournisseur.
Les fournisseurs connectés font leur offre en temps réel.
Sur leur écran, ils ne peuvent voir que leur offre ainsi que
l'offre la plus basse. Durant la phase de "négociation
préliminaire", l'acheteur sélectionne un petit
nombre de fournisseurs, puis les réunit dans une salle des
ventes virtuelle sécurisée et accessible par mot
de passe. Les offres sont faites jusqu'à l'adjudication
du contrat.
Le principal avantage de ces salles d'enchères virtuelles
est de limiter les recherches de fournisseurs ainsi que la durée
des négociations. L'acheteur dispose d'une plate-forme qui
lui permet d'entrer en contact avec de nouveaux fournisseurs potentiels
et il peut comparer un grand nombre de propositions simultanément
et quasi instantanément. La diffusion de l'annonce et la
consultation des réponses se font en quelques heures. Enfin,
certains sites proposent des services personnalisés tels
que l'identification des fournisseurs potentiels, des outils de
comparaison et de veille.
|
Les places
de marché sont des plates-formes virtuelles accessibles via
Internet sur lesquelles sont réalisés des échanges
de produits et de services. Elles peuvent être verticales (un
seul secteur d'activité) ou horizontales, mais aussi privées
ou ouvertes à toutes entreprises.
On estime qu'en 2004, les places de marché virtuelles représenteront
53% du commerce électronique inter-entreprises.
L'atout premier est que ces espaces sont de véritables communautés
au sein desquelles un grand nombre d'opinions et d'informations
(sur les fournisseurs) circulent. Mais l'anonymat étant requis
pour faire une offre. L'acheteur pourra éprouver quelques
réticences en l'absence de garantie sur la qualité
des produits et des services. Les coût d'adhésion à
certaines places de marché sont parfois élevées
et peuvent constituer un frein pour certaines PMI/PME. Notons que
les place de marchés virtuelles sont le plus souvent utilisées
par les grand groupes et leur filiales.
|
Les catalogues
en ligne sont des programmes reposant sur la technologie du web qui
permettent à chaque acteur de la fonction achat d'accéder
en externe ou en interne, aux produits et prestations de divers fournisseurs.
L'acheteur peut ainsi trier, sélectionner et commander en ligne
les produits ou services de son choix. Cette pratique qui peut représenter
un investissement relativement élevé en matériel
permet toutefois de réduire de 50% le processus d'achat. Les
catalogues présentent l'avantage d'offrir un inventaire standard
à toute la fonction achat mais ne permet pas d'entamer de négociations
de prix ou de conditions.
|
| L'e-procurement en chiffres (a convertir
en euros) |
Selon une étude
menée par Kearney Interactive, le marché des achats
de fonctionnement devrait représenter 900 milliards de francs
en 2005
Le marché du e-procurement devrait quand à lui atteindre
200 milliards et réduire les coûts de fonctionnement
de 20 milliards de francs (pour moitié pour les PME et pour
moitié pour les grandes entreprises).
Par ailleurs, l'étude relève que plus une entreprise
est petite, plus les achats constituent une partie importante de son
chiffre d'affaires. Et de conclure qu'à l'horizon 2005, ce
sont pas moins de 60% PME qui auront recours à l'e-procurement.
Quelques chiffres :
Marché des achats de fonctionnement 2005 : 900 Mds F
Achats réalisés via l'e-procurement en 2005 : 200
Mds F
Achats réalisés via l'e-procurement par les PME en
2005 : 100 Mds F
Potentiel d'optimisation du coût global des achats de fonctionnement
via l'e-procurement : 15 %
Source : Groupe A.T. Kearney Dec. 2000
|
| L'e-procurement
semble avoir de beaux jours devant lui. Mais, les solutions logicielles
existantes sont encore trop dédiées aux besoins des
grands groupes, les PME ne disposant que d'une offre embryonnaire.
Elles n'ont pas d'autres choix que de se retourner vers le web et
les solutions que cette technologie offre. Les places de marché
virtuelles et les appels d'offres via le web seront-ils les prémisses
d'une vraie révolution pour la fonction achat des PME ? |
E-Procurement
http://ebusiness.org/guide.php3
Places de marché.net
http://www.placesdemarche.net
|
|
