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et la fonction achat ? |
| L'e-procurement et la fonction achat
? |
| Sous e-procurement, on regroupe l'ensemble des solutions
logicielles dont l'entreprise dispose pour effectuer ses achats et
ses approvisionnements via internet. Auparavant cantonné aux
achats dits "de gommes et de crayons", l'e-procurement s'est
élargi aux achats de production. Et devient aujourd'hui une
véritable alternative pour optimiser la gestion de l'ensemble
de la chaîne d'approvisionnement de l'entreprise. |
| Optimiser
la chaîne d'approvisionnement |
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Avec
Internet, la fonction achat dispose désormais d'une multitude
de services pour gérer efficacement et à moindre coût
l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement. L'e-procurement
est en passe de modifier les pratiques d'achat traditionnelles considérées,
à tort ou à raison, comme peu productives et bien trop
gourmandes en heures de travail.
Qu'il soit utilisé pour effectuer des opérations de
sourcing (recherche d'informations sur les produits, les fournisseurs,),
de veille ou d'achats, l'e-procurement permet de rationaliser le processus
d'achats en réduisant son coût et sa durée. Mais
plus encore, il offre à l'entreprise l'opportunité de
réorganiser la fonction achat, de simplifier les démarches
et d'optimiser l'enchaînement des tâches.
Plus simple à utiliser et à mettre en place que les
systèmes ERP traditionnels, l'e-procurement est un nouveau
mode de gestion de travail qui, n'en doutons pas, modifiera en profondeur
les comportements des acheteurs et des fournisseurs. |
| Simplifier
la gestion administrative |
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Les phases du processus d'achat sont traditionnellement
nombreuses. Cela va de la recherche de fournisseurs à la commande
en passant par la vérification, la prise de contact téléphonique,
les multiples saisies, les confirmations, etc. Autant de procédures
qui se répètent le plus souvent lors de la livraison.
De plus, l'acheteur doit entrer et rester en contact avec plusieurs
services (réception, comptabilité, contrôle de
gestion. Autant de tâches qui prennent du temps et coûtent
de l'argent.
Dans une organisation reposant sur l'e-procurement, l'acheteur gère
individuellement ses commandes auprès des fournisseurs qu'il
choisit. Il , regroupe les informations sur les produits et les prestations
offertes, collabore à la préparation des contrats, surveille
assure le suivi des commandes. Il dispose d'informations précises
sur les produits et services via des catalogues en ligne qui lui présentent
en détail les caractéristiques (images, fiches, son,
vidéo,…), les spécifications techniques, les conditions
de vente… Enfin il peut générer automatiquement
les transactions.
Cette centralisation des procédures d'achat vers un seul service,
voire une seule personne, représente un gain de temps considérable
par rapport aux organisations de travail traditionnelles. |
| Le temps
: un gain précieux |
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Acheter prend du temps. Rechercher de fournisseurs
dans le monde entier, comparer les différentes offres et les
nombreux services… autant de tâches fastidieuses qui poussent
l'acheteur, par manque de disponibilité, à se rabattre
essentiellement sur le marché domestique. Mais pour combien
de temps ? Car l'e-procurement, qui repose sur la technologie d'Internet,
est en train de révolutionner les pratiques d'achat en offrant
à l'acheteur la possibilité de s'affranchir des frontières
du temps et de l'espace. Désormais, contacter un fabricant
coréen n'est pas plus difficile que d'entrer en relation avec
un fournisseur Cannois.
Via le web, la recherche de fournisseurs (le sourcing) est plus rapide,
plus interactive, et devient un complément indispensable à
l'utilisation des supports traditionnels que sont le téléphone
et le catalogue papier. En effet, pour l'acheteur averti, le web offre
un quantité considérable de moteurs de recherche, de
portails, de newsgroups, d'e-zines qui lui permettront de sélectionner
ses fournisseurs potentiels dans un marché devenu mondial.
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| Réduire
les coûts de la chaîne d'approvisionnement |
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Evidemment, le souci de réduire les coûts
d'approvisionnement est apparu bien avant Internet et il existe de
nombreuses solutions d'optimisation de gestion. L'apport réel
du web consiste à rendre accessible ces données en temps
réel sans avoir à effectuer d'investissements lourds.
Les informations sont consultables à l'aide d'un simple navigateur
depuis n'importe quel PC connecté au web. Et c'est l'ensemble
de la chaîne d'approvisionnement qui peut être mis en
réseau afin que tous les intervenants puissent collecter ou
modifier l'information interne et externe. Bénéficier
d'une information mise à jour et en temps réel sur les
disponibilité des produits permet de réduire les stocks,
d'adapter au mieux les achats en fonction de la demande par nature
fluctuante.
L'e-procurement permet donc de disposer quasi instantanément
de données sur des milliers de fournisseurs, de services et
de produits.
Mais quels sont les outils et méthodes mis à la disposition
de l'acheteur afin qu'il puisse ne plus perdre de temps… voire
en gagner ? |
| Les appels
d'offres en temps réel : les PME s'y mettent |
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Les appels d'offres en ligne se généralisent
en France. Bien que la consultation d'appels d'offres via le net soit
monnaie courante, le dépôt d'appels d'offres demeure
plus rare. Autrefois réservée aux grandes groupes, cette
pratique semble faire une timide percée au sein des PME connectées
au web.
Dans la pratique, l'acheteur se rend sur un site d' appels d'offre
et dépose anonymement une offre en indiquant le type de produit
et les modalités de livraison. Il définit la date, l'heure
et la durée de l'enchère et dispose alors de deux options
: Soit il réserve cette enchère à un groupe pré-défini
de fournisseurs, soit il ouvre les enchères à tous types
de fournisseurs. Il indique enfin s'il adjugera le contrat au moins
offrant ou s'il se réserve le droit de choisir un autre fournisseur.
Les fournisseurs connectés font leur offre en temps réel.
Sur leur écran, ils ne peuvent voir que leur offre ainsi que
l'offre la plus basse. Durant la phase de "négociation
préliminaire", l'acheteur sélectionne un petit
nombre de fournisseurs, puis les réunit dans une salle des
ventes virtuelle sécurisée et accessible par mot
de passe. Les offres sont faites jusqu'à l'adjudication
du contrat.
Le principal avantage de ces salles d'enchères virtuelles est
de limiter les recherches de fournisseurs ainsi que la durée
des négociations. L'acheteur dispose d'une plate-forme qui
lui permet d'entrer en contact avec de nouveaux fournisseurs potentiels
et il peut comparer un grand nombre de propositions simultanément
et quasi instantanément. La diffusion de l'annonce et la consultation
des réponses se font en quelques heures. Enfin, certains sites
proposent des services personnalisés tels que l'identification
des fournisseurs potentiels, des outils de comparaison et de veille.
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Les places de marché sont des plates-formes
virtuelles accessibles via Internet sur lesquelles sont réalisés
des échanges de produits et de services. Elles peuvent être
verticales (un seul secteur d'activité) ou horizontales, mais
aussi privées ou ouvertes à toutes entreprises.
On estime qu'en 2004, les places de marché virtuelles représenteront
53% du commerce électronique inter-entreprises.
L'atout premier est que ces espaces sont de véritables communautés
au sein desquelles un grand nombre d'opinions et d'informations (sur
les fournisseurs) circulent. Mais l'anonymat étant requis pour
faire une offre. L'acheteur pourra éprouver quelques réticences
en l'absence de garantie sur la qualité des produits et des
services. Les coût d'adhésion à certaines places
de marché sont parfois élevées et peuvent constituer
un frein pour certaines PMI/PME. Notons que les place de marchés
virtuelles sont le plus souvent utilisées par les grand groupes
et leur filiales. |
Les catalogues en ligne sont des programmes reposant
sur la technologie du web qui permettent à chaque acteur de
la fonction achat d'accéder en externe ou en interne, aux produits
et prestations de divers fournisseurs.
L'acheteur peut ainsi trier, sélectionner et commander en ligne
les produits ou services de son choix. Cette pratique qui peut représenter
un investissement relativement élevé en matériel
permet toutefois de réduire de 50% le processus d'achat. Les
catalogues présentent l'avantage d'offrir un inventaire standard
à toute la fonction achat mais ne permet pas d'entamer de négociations
de prix ou de conditions. |
| L'e-procurement
en chiffres (a convertir en euros) |
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Selon une étude menée par Kearney
Interactive, le marché des achats de fonctionnement devrait
représenter 900 milliards de francs en 2005
Le marché du e-procurement devrait quand à lui atteindre
200 milliards et réduire les coûts de fonctionnement
de 20 milliards de francs (pour moitié pour les PME et pour
moitié pour les grandes entreprises).
Par ailleurs, l'étude relève que plus une entreprise
est petite, plus les achats constituent une partie importante de son
chiffre d'affaires. Et de conclure qu'à l'horizon 2005, ce
sont pas moins de 60% PME qui auront recours à l'e-procurement.
Quelques chiffres :
Marché des achats de fonctionnement 2005 : 900 Mds F
Achats réalisés via l'e-procurement en 2005 : 200
Mds F
Achats réalisés via l'e-procurement par les PME en
2005 : 100 Mds F
Potentiel d'optimisation du coût global des achats de fonctionnement
via l'e-procurement : 15 %
Source : Groupe A.T. Kearney Dec. 2000
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| L'e-procurement semble avoir de beaux jours devant
lui. Mais, les solutions logicielles existantes sont encore trop dédiées
aux besoins des grands groupes, les PME ne disposant que d'une offre
embryonnaire. Elles n'ont pas d'autres choix que de se retourner vers
le web et les solutions que cette technologie offre. Les places de
marché virtuelles et les appels d'offres via le web seront-ils
les prémisses d'une vraie révolution pour la fonction
achat des PME ? |
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| A
QUI S'ADRESSER ? |
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E-Procurement
http://ebusiness.org/guide.php3
Places de marché.net
http://www.placesdemarche.net |
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