| Déploiement PGI - ce qu'il faut surveiller ! |
| Le déploiement d’un Progiciel de Gestion Intégrée (PGI / en anglais ERP : Enterprise Resource Planning) a pour objectif de rationnaliser l’organisation de l’entreprise. Pour cela, le PGI s’appuie sur une couche logicielle homogène composée de modules fonctionnels et permet l’intégration de nouveaux modules afin de répondre aux exigences de l’entreprise. |
Un PGI permet de mettre un terme au désordre du système d’information et de régler les problèmes d’organisation de l’entreprise. De par sa nature « unifiée », un PGI permet l’accroissement de la rapidité et de l’efficacité, un accès complet aux informations, une diminution des erreurs, etc. Ainsi, en accédant directement à l’information, l’utilisateur dispose d’une meilleure vision des activités de l’entreprise ce qui lui permet une meilleure prise de décision. Par exemple, le service des Achats peut facilement aligner ses commandes sur la demande de ses clients afin de garantir les délais de livraison, de travailler en flux tendu, tout comme de faire des économies en limitant les stocks. De même, sans PGI, une entreprise doit gérer le dossier commercial d’un client manuellement, c’est-à-dire que ses commandes sont souvent dispatchées à plusieurs exemplaires, dans différents services. Autant dire que pour renseigner ce client, il convient de faire des recherches... A contrario, avec un PGI, la réponse est immédiate, à tout moment… Difficile d’être plus efficace !
Des attributs séduisent les dirigeants d’entreprise. Des avantages qui ont pour corollaire une mise en place parfois lourde. Aussi, lors du déploiement, aucun élément, technique et humain, ne doit être négligé... |
| Les nouveaux utilisateurs des PGI |
L’installation d’un progiciel relève du long terme. Le déploiement et la maintenance des systèmes de gestion intégrée obligent les services informatiques à adapter le logiciel en fonction des besoins et processus spécifiques de l’entreprise. Même a posteriori, il s’avère nécessaire d’adapter le système de gestion intégrée aux évolutions des activités de l’entreprise. De ce fait, il faut sans cesse évaluer leur coût. Tout comme, il est impératif d’envisager les coûts cachés et les principaux enjeux de la mise en d’œuvre d’un projet PGI…
Les entreprises peuvent sous-estimer le temps et le budget nécessaires à l’intégration de l’existant. De même, les fusions et acquisitions engendrent des difficultés, car les sociétés absorbées peuvent utiliser d’autres PGI et des applications différentes. D’autre part, des coûts cachés peuvent surgissent lors du traitement des données. Lorsqu’une entreprise passe d’un système hérité à un PGI, elle doit conserver d’importantes quantités de données. Or, convertir les données anciennes s’avère parfois difficile. Aussi, un budget et du temps sont nécessaires pour la saisie de ces données anciennes dans le système ou, plus pragmatiquement leur faire subir des processus de conversion.
Enfin, le PGI doit subir une phase de test, avant déploiement intégral. Pour ce faire, il convient d’utiliser des données réelles provenant de différents scenarii. Des tests que doivent mener les personnels qui exploitent au quotidien les processus opérationnels spécifiques. Cette étape, qui a un coût, permet, in fine, de réduire considérablement ceux induits par des implémentations douteuses et les temps d’indisponibilité lorsque les systèmes ne sont pas convenablement éprouvés.
Sans oublier non plus, les frais de documentation nécessaire à la bonne marche du système. La formation qui permet au personnel de s’adapter au PGI. Les salariés doivent être formés sur le fonctionnement du système et son application aux tâches courantes, comme la consultation, la saisie de données...
Enfin, comme la plupart des entreprises ne disposent pas d’un service informatique à l’effectif suffisant pour assurer la charge de travail supplémentaire à la mise en œuvre d’un PGI, le consulting s’avère nécessaire à budgéter. |
| Les nouveaux utilisateurs des PGI |
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Originellement, seuls les responsables de services (finances, RH, fabrication, etc.) avaient accès au PGI de leur entreprise. Une situation qui, aujourd’hui, est en pleine évolution. Car, les entreprises prennent conscience que le partage des informations dans leur PGI permet de réduire les coûts, d’accroître le rendement et d’améliorer les relations avec les diverses parties concernées. De fait, les PGI s’ouvrent dorénavant aux utilisateurs d’autres sociétés, aux utilisateurs en « libre service » et aux populations nomades.
D’autre part, les processus économiques s’étendent au-delà des frontières d’une entreprise… Dans les chaînes d’approvisionnement, les processus élaborés impliquent un grand nombre d’entreprises contribuant toutes à la production et à la distribution de produits finis. D’où la normalité que les entreprises puissent partager les informations afin d’améliorer la chaîne d’approvisionnement, comme la conception et la gestion du cycle de vie des produits (concept d’entreprise étendue).
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En la matière, Internet offre un potentiel important. L’accès est disponible et les technologies Internet reposent sur des standards ouverts. En conséquence, les éditeurs de PGI modifient leurs progiciels afin d’utiliser les serveurs d’applications, des serveurs Web, le protocole HTTP et les langages Java et XML.
Les éditeurs ajoutent des interfaces basées sur un navigateur permettant aux utilisateurs d’accéder au système à partir de n’importe quel ordinateur connecté à Internet. Même si tous les éditeurs n’ont pas adopté l’interface navigateur avec la même ampleur. Divers éditeurs commercialisent des modules de portail afin de permettre aux utilisateurs une vue accessible par navigateur. Vue qui peut être personnalisée de façon à y inclure des données et processus spécifiques de certaines fonctions professionnelles… Une fonctionnalité qui permet de fournir des informations claires et sécurisées.
Certes, des contraintes existent. Mais les entreprises ont pour habitude de naviguer dans un univers contraignant, à tous les niveaux (lancement d’un nouveau produit, réorganisation de services…). Un projet PGI ne doit donc pas effrayer les dirigeants d’entreprise, car si il est une évidence, c’est que bien mené, le déploiement d’un PGI est porteur de nombreux avantages, bénéfiques à toute l’entreprise.
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| 9 conseils pour mettre en place un PGI ! |
1. Profitez des expériences des entreprises, par le biais de vos relations personnelles, d’un syndicat professionnel...
2. L’implantation d’un ERP / PGI suppose des attendus qui doivent être mentionnés dans le contrat.
3. Pensez aux implications qu’un ERP / PGI génère : changements techniques et humains.
4. Déclarez la mobilisation générale et déchargez certains de vos cadres de leurs fonctions habituelles pour qu’ils se concentrent sur le projet d’implantation.
5. Travaillez en mode projet avec un comité de pilotage rassemblant tous les services impactés par l’ERP / PGI.
6. Face aux multiples possibilités offertes par les ERP / PGI, commencez progressivement par une application que vous intégrerez de façon programmée à votre SI.
7. Pensez à l’aspect matériel et aux changements de serveurs PC qu’une implantation peut entraîner.
8. Assurez-vous que votre éditeur ou intégrateur est apte à répondre aux besoins de maintenance post implantation.
9. Mesurez toutes les fonctions du progiciel. Les composants e-business pouvant par exemple vous permettre de créer un catalogue électronique.
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