| L'offre bureautique dans les collectivités |
| Les nouvelles technologies modifient en profondeur
l'ensemble des activités réalisables depuis et entre
les postes de travail. Les collectivités ont désormais
accès à une offre élargie d'outils de bureautique
qui leur permettent d'optimiser la diffusion de l'information non
seulement au sein de ses différents services mais aussi en
direction des acteurs externes. |
| Une offre croissante
de solutions bureautiques |
| Place aux produits
multi-fonctions |
| Simplicité
et convivialité pour le plus grand nombre |
| Le numérique
au service du réseau |
| Outils nomades et
télétravail |
| La percée
du logiciel libre |
| Des progiciels à
profusion |
| Une offre croissante de solutions bureautiques
|
| La bureautique regroupe
l'ensemble des techniques visant à faire exécuter par
des outils tout ou partie des tâches de bureau. Elle recouvre
les outils de communication que sont le traitement de texte, celui
de l'image et de la voix ainsi que les moyens de (télé-)
communications nécessaires à la diffusion des données.
Parallèlement, la miniaturisation des produits et la baisse
de leur coût les rendent désormais accessibles à
toute collectivité. Et chaque jour apparaissent de nouveaux
terminaux téléphoniques, des photocopieurs, des télécopieurs,
des imprimantes, des scanners, des vidéo-projecteurs, des assistants
personnels, des produits "nomades" et autres équipements
multi-fonctions qui copient, dupliquent, impriment et diffusent l'information. |
| Place aux produits multi-fonctions |
| Le numérique a mis fin à
l'ère de l'analogique. Aujourd'hui, le poste de travail peut
intégrer une multitude d'équipements numériques
aux fonctionnalités les plus diverses. Les fabricants proposent
des outils "tout-en un" qui peuvent saisir, capturer, copier,
scanner, sauvegarder, faxer, imprimer et diffuser via un réseau
interne ou via le web tous types de documents (textes, images, son...).
Mais si ces outils sont efficaces par eux-mêmes, on notera qu'ils
ont le plus souvent été conçus pour être
complémentaires, et qu'ils dévoilent toutes leur possibilités
lorsqu'ils sont utilisés au sein d'un même processus.
En effet, quelle utilité peut-on tirer d'une caméra
vidéo si l'on ne sait pas transférer l'image acquise
sur un autre poste ? Et que faire la présentation Powerpoint
si l'on ne parvient pas à la présenter sur un écran
LCD ou à la diffuser sur un autre poste situé dans une
autre ville ? Cela implique généralement que les utilisateurs
soient familiarisés à l'interconnexion et l'interaction
qu'offrent ces outils. La convivialité devient aussi un enjeu
majeur car un outil qui offre des fonctions avancées se doit
d'être "manipulable" par le plus grand nombre. Et
les fabricants l'ont bien compris... |
| Simplicité et convivialité
pour le plus grand nombre |
| La tendance est la miniaturisation
des outils et à leur (relative) simplification d'utilisation.
Il y a quelques années, une présentation de produits
se pratiquait avec d'incontournables transparents. Les solutions logicielles
telles que Powerpoint (et dans une moindre mesure Flash) sont passées
par là. Aujourd'hui, on peut produire des présentations
interactives et/ou animées modifiables. Ces documents - dans
lesquels on peut insérer du texte, du son, des images ou de
la vidéo - peuvent être diffusés sur écran
(grand écran, LCD...) à partir d'un simple PC. Les supports
de diffusion de type projecteur LCD ont, eux aussi, été
améliorés et leurs prix ne sont plus prohibitifs. Il
existe des solutions légères et abordables qui éclipseront
toutes les volontés de recourir au Barco d'antan et autres
carrousels de diapos. Certains projecteurs peuvent même faire
office de simples moniteurs lorsqu'ils sont connectés à
un PC ou terminal vidéo. Ils constituent alors une solution
de choix pour visualiser le contenu de tout magnétoscope, disque
dur, lecteur de CD/DVD. Mais pour que tout un chacun puisse diffuser
des textes, des images ou du son en interne ou sur un réseau
externe, il est indispensable de disposer de réseaux de communication
adéquats. |
| Le numérique au service du réseau |
| Les opérateurs
de télécommunications proposent des solutions réseaux
toujours plus performantes. Certains systèmes comme les autocommutateurs
IP peuvent être couplés au système informatique
interne afin de doter celui-ci d'un centre d'appel informatisé
qui offrira de puissantes fonctionnalités : identification
des appels, archivages des données sur les correspondants,
gestion des messageries, appels depuis chaque PC. Parallèlement,
la mise en réseau (via ethernet) de chaque poste de travail
favorise leur interopérabilité. Le réseau interne
permet aussi de partager certains périphériques coûteux
(écran géant, imprimante couleur,...). Certains opérateurs
vont plus loin en proposant des solutions d'audioconférence
et de visioconférence. Depuis peu, on assiste à la mise
en place de réseaux locaux sans fil qui présentent l'avantage
de supprimer le coût des installations câblées
et de communiquer avec les collaborateurs "nomades". Ces
solutions reposent principalement sur les technologies naissantes
: Bluetooth, HiperLAN et Wi-Fi (ou ethernet sans fil) en tête. |
| Outils nomades et télétravail |
| Les ordinateurs portables,
PDA et autres terminaux mobiles offrent aux collaborateurs la possibilité
de travailler et de communiquer lors de leurs déplacements.
Ces terminaux sont dotés de fonctions standard ou " à
la carte " qui se révèlent particulièrement
efficace pour organiser le travail des équipes techniques et
de maintenance (agenda, liste des RDV, localisation de la panne, commande
des pièces, compte rendu de visite) ou celles des services
commerciaux (fiche client/prospect, fournisseurs, données de
commande…). Les protocoles de communication sans fil permettent
d'accéder en temps réel aux informations présentes
sur le serveur central ou sur un poste de travail donné. Les
données peuvent dès lors être mises à jour
par synchronisation. Et ce ne sont là que les prémisses
d'une mutation plus profonde qui touchera l'organisation du travail
dans son ensemble. Car toutes ces innovations ne sont-elles pas à
l'origine du développement tout récent de ce que l'on
appelle le télétravail |
| La percée du logiciel libre |
| Peut-on passer à
côté de l'inévitable suite bureautique de Microsoft
qui propose principalement 3 logiciels (Word, Excel, Powerpoint) et
dont les mises à jour augmentent aussi vite que leur coût
? Il est un fait reconnu par tous : même si Office propose des
logiciels d'excellente facture, l'utilisateur lambda n'utilise qu'environ
30 % des possibilités des logiciels. Alors, existe-t-il des
solutions moins onéreuses mais tout aussi performantes ? Oui.
L'explosion du marché du logiciel libre a permis de mettre
à la disposition du plus grand nombre des solutions bureautiques
gratuites, ou au coût très modéré (partagiciels
ou sharewares) qui n'ont plus rien à envier à Office.
Citons OpenOffice et StarOffice. Ces deux suites professionnelles
sont parfaitement compatibles avec les formats de fichiers d'Office.
Elles sont élaborées à partir d'un code source
conçu par quelque 10 000 développeurs issus du monde
du logiciel libre et de Sun Microsystems. Open Office est un logiciel
gratuit qui comprend un traitement de texte, un tableur, un logiciel
de dessin vectoriel et un programme pour créer des présentations.
Quant à StarOffice, il reprend les mêmes fonctionalités
et ne coûte que quelque Euros. Ces solutions constituent une
véritable alternative à Office, surtout pour celles
et ceux qui souhaitent simplement réaliser des opérations
de traitement de texte, de calcul ou de création de présentations.
Le monde de logiciel libre regorge de solutions "économiques"
parfaitement aptes à exécuter les travaux les plus élaborés.
On perçoit ici les économies que pourraient réaliser
les collectivités qui sont abonnées à Office
et à ses mises à jour payantes. Mais à côté
de ces solutions bureautiques conventionnelles, les fabricants rivalisent
d'ingéniosité pour proposer des progiciels qui facilitent
la gestion et l'organisation de l'ensemble du travail. |
| Des progiciels à profusion |
Intranet, groupwares,
bases de données, multimédia, commerce électronique,...
les solutions professionnelles sont légions et leur nombre
ne cesse de croître chaque jour. Il est impossible de dresser
ici une liste exhaustive des divers outils disponibles sur le marché.
On retiendra cependant l'utilisation croissante des logiciels de facilities
management (FMAO) ou logiciels de gestion des services généraux
qui permettent de gérer une quantité phénoménale
d'informations sur la (bonne) marche de la collectivité : états
des stocks, contrôle des mouvements de personnes, gestion des
flux de marchandises, gestion du parc automobile, des fournitures,
des livraisons. Ces programmes peuvent être couplés à
des logiciels de maintenance (GMAO) afin d'optimiser le suivi des
travaux, la surveillance des réseaux de communication, du parc
machines...
Lorsque l'entreprise possède un parc immobilier d'envergure,
toutes ces données peuvent être intégrées
dans un programme plus global de Gestion Technique de Bâtiments
(GTB), les données collectées étant ensuite traitées
en backoffice pour être analysées comptablement par des
logiciels de gestion intégrée. Ces progiciels sont toutefois
réservés aux structures moyennes car leur intégration
nécessite des coûts d'installation et de formation relativement
élevés, mais elles permettent de réduire les
coûts de 10 %. Aujourd'hui, environ 5 % du parc des entreprises
et des collectivités locales sont gérés à
l'aide de logiciels de FMAO. (Sources Facilities 2002). |
• Informatique et
bureautique
www.netpme.fr/informatique-entreprise/bureautique.htm
• Le vent du logiciel libre souffle sur l'entreprise
www.indexel.net/bin/dos/7
• Les solutions informatique mobiles pour l'entreprise
www.azimut.com
• Téléconférence
fr.viasolutions.com/index2.html
• Internet est déjà dans les bureaux
www.indexel.net/bin/dos/4
• Catalogue de la téléphonie pour l'entreprise
www.01directory.com
|
• ADEME : Agence de l’Environnement et de la Maîtrise
de l’Energie
27 rue Louis Vicat - 75737 PARIS CEDEX 15
01 47 65 20 00 - www.ademe.fr.
• IFEN : Institut
Français de l’Environnement
61 boulevard Alexandre Martin - 45058 ORLEANS CEDEX 1
02 38 79 78 78 - www.ifen.fr. |
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