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dans les collectivités |
| L'offre bureautique dans les collectivités |
| Les nouvelles technologies modifient en profondeur
l'ensemble des activités réalisables depuis et entre
les postes de travail. Les collectivités ont désormais
accès à une offre élargie d'outils de bureautique
qui leur permettent d'optimiser la diffusion de l'information non
seulement au sein de ses différents services mais aussi en
direction des acteurs externes. |
| Une
offre croissante de solutions bureautiques |
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| La bureautique regroupe l'ensemble des techniques
visant à faire exécuter par des outils tout ou partie
des tâches de bureau. Elle recouvre les outils de communication
que sont le traitement de texte, celui de l'image et de la voix ainsi
que les moyens de (télé-) communications nécessaires
à la diffusion des données. Parallèlement, la
miniaturisation des produits et la baisse de leur coût les rendent
désormais accessibles à toute collectivité. Et
chaque jour apparaissent de nouveaux terminaux téléphoniques,
des photocopieurs, des télécopieurs, des imprimantes,
des scanners, des vidéo-projecteurs, des assistants personnels,
des produits "nomades" et autres équipements multi-fonctions
qui copient, dupliquent, impriment et diffusent l'information. |
| Place
aux produits multi-fonctions |
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| Le numérique a mis fin à l'ère
de l'analogique. Aujourd'hui, le poste de travail peut intégrer
une multitude d'équipements numériques aux fonctionnalités
les plus diverses. Les fabricants proposent des outils "tout-en
un" qui peuvent saisir, capturer, copier, scanner, sauvegarder,
faxer, imprimer et diffuser via un réseau interne ou via le
web tous types de documents (textes, images, son...). Mais si ces
outils sont efficaces par eux-mêmes, on notera qu'ils ont le
plus souvent été conçus pour être complémentaires,
et qu'ils dévoilent toutes leur possibilités lorsqu'ils
sont utilisés au sein d'un même processus. En effet,
quelle utilité peut-on tirer d'une caméra vidéo
si l'on ne sait pas transférer l'image acquise sur un autre
poste ? Et que faire la présentation Powerpoint si l'on ne
parvient pas à la présenter sur un écran LCD
ou à la diffuser sur un autre poste situé dans une autre
ville ? Cela implique généralement que les utilisateurs
soient familiarisés à l'interconnexion et l'interaction
qu'offrent ces outils. La convivialité devient aussi un enjeu
majeur car un outil qui offre des fonctions avancées se doit
d'être "manipulable" par le plus grand nombre. Et
les fabricants l'ont bien compris... |
| Simplicité
et convivialité pour le plus grand nombre |
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| La tendance est la miniaturisation des outils et
à leur (relative) simplification d'utilisation. Il y a quelques
années, une présentation de produits se pratiquait avec
d'incontournables transparents. Les solutions logicielles telles que
Powerpoint (et dans une moindre mesure Flash) sont passées
par là. Aujourd'hui, on peut produire des présentations
interactives et/ou animées modifiables. Ces documents - dans
lesquels on peut insérer du texte, du son, des images ou de
la vidéo - peuvent être diffusés sur écran
(grand écran, LCD...) à partir d'un simple PC. Les supports
de diffusion de type projecteur LCD ont, eux aussi, été
améliorés et leurs prix ne sont plus prohibitifs. Il
existe des solutions légères et abordables qui éclipseront
toutes les volontés de recourir au Barco d'antan et autres
carrousels de diapos. Certains projecteurs peuvent même faire
office de simples moniteurs lorsqu'ils sont connectés à
un PC ou terminal vidéo. Ils constituent alors une solution
de choix pour visualiser le contenu de tout magnétoscope, disque
dur, lecteur de CD/DVD. Mais pour que tout un chacun puisse diffuser
des textes, des images ou du son en interne ou sur un réseau
externe, il est indispensable de disposer de réseaux de communication
adéquats. |
| Le numérique
au service du réseau |
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| Les opérateurs de télécommunications
proposent des solutions réseaux toujours plus performantes.
Certains systèmes comme les autocommutateurs IP peuvent être
couplés au système informatique interne afin de doter
celui-ci d'un centre d'appel informatisé qui offrira de puissantes
fonctionnalités : identification des appels, archivages des
données sur les correspondants, gestion des messageries, appels
depuis chaque PC. Parallèlement, la mise en réseau (via
ethernet) de chaque poste de travail favorise leur interopérabilité.
Le réseau interne permet aussi de partager certains périphériques
coûteux (écran géant, imprimante couleur,...).
Certains opérateurs vont plus loin en proposant des solutions
d'audioconférence et de visioconférence. Depuis peu,
on assiste à la mise en place de réseaux locaux sans
fil qui présentent l'avantage de supprimer le coût des
installations câblées et de communiquer avec les collaborateurs
"nomades". Ces solutions reposent principalement sur les
technologies naissantes : Bluetooth, HiperLAN et Wi-Fi (ou ethernet
sans fil) en tête. |
| Outils
nomades et télétravail |
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| Les ordinateurs portables, PDA et autres terminaux
mobiles offrent aux collaborateurs la possibilité de travailler
et de communiquer lors de leurs déplacements. Ces terminaux
sont dotés de fonctions standard ou " à la carte
" qui se révèlent particulièrement efficace
pour organiser le travail des équipes techniques et de maintenance
(agenda, liste des RDV, localisation de la panne, commande des pièces,
compte rendu de visite) ou celles des services commerciaux (fiche
client/prospect, fournisseurs, données de commande…).
Les protocoles de communication sans fil permettent d'accéder
en temps réel aux informations présentes sur le serveur
central ou sur un poste de travail donné. Les données
peuvent dès lors être mises à jour par synchronisation.
Et ce ne sont là que les prémisses d'une mutation plus
profonde qui touchera l'organisation du travail dans son ensemble.
Car toutes ces innovations ne sont-elles pas à l'origine du
développement tout récent de ce que l'on appelle le
télétravail |
| La
percée du logiciel libre |
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| Peut-on passer à côté de l'inévitable
suite bureautique de Microsoft qui propose principalement 3 logiciels
(Word, Excel, Powerpoint) et dont les mises à jour augmentent
aussi vite que leur coût ? Il est un fait reconnu par tous :
même si Office propose des logiciels d'excellente facture, l'utilisateur
lambda n'utilise qu'environ 30 % des possibilités des logiciels.
Alors, existe-t-il des solutions moins onéreuses mais tout
aussi performantes ? Oui. L'explosion du marché du logiciel
libre a permis de mettre à la disposition du plus grand nombre
des solutions bureautiques gratuites, ou au coût très
modéré (partagiciels ou sharewares) qui n'ont plus rien
à envier à Office. Citons OpenOffice et StarOffice.
Ces deux suites professionnelles sont parfaitement compatibles avec
les formats de fichiers d'Office. Elles sont élaborées
à partir d'un code source conçu par quelque 10 000 développeurs
issus du monde du logiciel libre et de Sun Microsystems. Open Office
est un logiciel gratuit qui comprend un traitement de texte, un tableur,
un logiciel de dessin vectoriel et un programme pour créer
des présentations. Quant à StarOffice, il reprend les
mêmes fonctionalités et ne coûte que quelque Euros.
Ces solutions constituent une véritable alternative à
Office, surtout pour celles et ceux qui souhaitent simplement réaliser
des opérations de traitement de texte, de calcul ou de création
de présentations. Le monde de logiciel libre regorge de solutions
"économiques" parfaitement aptes à exécuter
les travaux les plus élaborés. On perçoit ici
les économies que pourraient réaliser les collectivités
qui sont abonnées à Office et à ses mises à
jour payantes. Mais à côté de ces solutions bureautiques
conventionnelles, les fabricants rivalisent d'ingéniosité
pour proposer des progiciels qui facilitent la gestion et l'organisation
de l'ensemble du travail. |
| Des
progiciels à profusion |
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Intranet, groupwares, bases de données, multimédia,
commerce électronique,... les solutions professionnelles sont
légions et leur nombre ne cesse de croître chaque jour.
Il est impossible de dresser ici une liste exhaustive des divers outils
disponibles sur le marché. On retiendra cependant l'utilisation
croissante des logiciels de facilities management (FMAO) ou logiciels
de gestion des services généraux qui permettent de gérer
une quantité phénoménale d'informations sur la
(bonne) marche de la collectivité : états des stocks,
contrôle des mouvements de personnes, gestion des flux de marchandises,
gestion du parc automobile, des fournitures, des livraisons. Ces programmes
peuvent être couplés à des logiciels de maintenance
(GMAO) afin d'optimiser le suivi des travaux, la surveillance des
réseaux de communication, du parc machines...
Lorsque l'entreprise possède un parc immobilier d'envergure,
toutes ces données peuvent être intégrées
dans un programme plus global de Gestion Technique de Bâtiments
(GTB), les données collectées étant ensuite traitées
en backoffice pour être analysées comptablement par des
logiciels de gestion intégrée. Ces progiciels sont toutefois
réservés aux structures moyennes car leur intégration
nécessite des coûts d'installation et de formation relativement
élevés, mais elles permettent de réduire les
coûts de 10 %. Aujourd'hui, environ 5 % du parc des entreprises
et des collectivités locales sont gérés à
l'aide de logiciels de FMAO. (Sources Facilities 2002). |
| Les
collectivités disposent d'une offre toujours plus abondante
d'outils pour optimiser les échanges de données tout
en facilitant le travail des collaborateurs nomades ou sur site. Les
choix seront faits en fonction de la stratégie et devront surtout
prendre en compte les attentes de l'ensemble des utilisateurs. |
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