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FACILITIES MANAGEMENT
Qu'est-ce que le Facilities Management ?
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| Né, il y a une quarantaine d'années, le Facilities Management (FM) concernait à son origine la gestion des installations informatiques. Aujourd'hui, il est bon de ne plus faire l'amalgame avec l'infogérance, puisque le concept de FM, depuis plusieurs années, en faisant son intrusion en Europe Occidentale, s'est clarifié. En effet, derrière la notion de " gestion des installations " se cache les domaines de l'énergie, les services traditionnels de gestion et d'entretien des bâtiments et les services généraux. De fait, on s'aperçoit que les processus liés à la gestion du patrimoine immobilier font apparaître une multiplicité grandissante des acteurs participants à cette gestion, mais aussi à l'importance de la coordination qui doit exister entre ces derniers. D'autre part, elle révèle les contraintes qui y sont associés : coûts des espaces de travail de plus en plus élevés, technicité des installations utilisées de plus en plus pointues, déménagements des personnels ou du mobilier de plus en plus fréquents. La réponse, qu'apporte le FM à ces problématiques, tient en une formule courte : l'externalisation de services.
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| Multi-techniques / multi-services |
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Au sein du FM, on distingue, de façon classique, 2 types de prestations :
- Le multi-techniques, qui recouvre l'ensemble des prestations techniques de l'équipement des bâtiments pour les fluides et réseaux qui y sont distribués (chauffage, climatisation, eau, ventilation, air comprimé, gaz, électricité, réseaux de télécommunications.) ;
- Le multi-services, qui recouvre les services liés à l'environnement du bâtiment et des services généraux (accueil, sécurité, nettoyage, espaces verts, petits entretiens, ascenseurs, reprographie, déménagement et installation des locaux).
Tous les secteurs, tertiaire et industrie, sont concernés, les très grandes entreprises comme les PME. Sachant toutefois que le choix du prestataire, le contenu de la prestation et le contenu du cahier des charges devront être adaptés à la taille de l'entreprise cliente, pour répondre au mieux aux besoins de chacun.
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| Un interlocuteur unique ! |
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| Le recours à l'externalisation permet de flexibiliser les coûts ! Autant dire que le FM permet de transformer des coûts fixes en coûts variables. Ainsi des gains de productivité sont envisageables en réorganisant les fonctions, avec un meilleur management des ressources humaines et par une optimisation des achats provenant d'une connaissance aigu des pratiques du marché. Au-delà, l'avantage qu'en retire l'entreprise cliente c'est d'être face à un interlocuteur unique globalisant un panel de prestations et s'engageant sur des résultats. D'autre part, le FM permet d'établir une comparaison des coûts internes / externes mais aussi de bénéficier des tables de benchmarketing des prestataires. Ce qui permet de fournir à tous les niveaux de l'entreprise, à tout moment, les données/informations nécessaires à la gestion du patrimoine immobilier d'une manière optimale et rentable.
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| Les conditions à respecter. |
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Pour que tout se passe au mieux, la fiabilité des engagements est assurée par un contrat permettant de budgéter une enveloppe annuelle. Il est évident que le bon déroulement de la prestation est lié à la qualité du prestataire, à ses compétences et à sa maîtrise de l'externalisation. Il est nécessaire que ce soit le client, c'est-à-dire l'entreprise, qui garde la maîtrise d'ouvrage en interne. La démarche à effectuer peut s'articuler comme suit :
- Identification du périmètre précis de la fonction.
- Validation de la faisabilité des prestations à fournir et à son éventuelle intégration.
- Définition des critères de mesure et de suivi de la prestation, suivant l'engagement sur des résultats convenus et une proposition des outils de contrôle.
- Prise en charge et basculement vers le prestataire avec la constitution de l'équipe et des interlocuteurs, transfert des connaissances et mise en route des indicateurs de niveaux de service.
- Suivi et évaluation de la prestation avec la publication des rapports d'activités, l'enquête de satisfaction des utilisateurs finaux et le suivi de la relation commerciale et plan de progrès.
Le FM est pour les entreprises une formidable opportunité, de garder le contrôle, en se déchargeant d'une part des activités connexes à leur cour de métier. et ainsi de mieux se concentrer sur ce dernier ! C'est sans doute pour cela que les offres professionnelles qui s'adressent aux entreprises ont aujourd'hui le vent en poupe et qu'elles ne cessent d'accroître leur importance.
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