Choix technique par excellence, les DSI des PME/PMI se doivent de respecter quelques étapes afin d’éviter toutes erreurs et munir leur entreprise d’une solution pouvant répondre à ses besoins pour au moins 5 ans...
• Se poser les bonnes questions pour bien diagnostiquer ses besoins.
- Quelle est la stratégie de l’entreprise à court et moyen terme ? - Quelle est la typologie de la production ?
- Quelles fonctions faire évoluer en priorité ?
- Quels sont les coûts externes et internes d’une telle mise en place ?
- Qu’apporte l’informatique aux fonctions visées ?
- Convient-il de s’interroger sur le cadre global de l’entreprise afin que la solution envisagée une fois retenue ne pose pas plus de problèmes qu’elle était sensée en résoudre...
- Quelles sont les attentes actuelles et futures des clients de l’entreprise ?
- Qu’est-ce qui caractérise les produits et processus de l’entreprise ?
- Quels modes d’organisation sont adaptés à ces produits et processus ?
- Les cycles de production répondent-ils aux attentes des clients ?
- La qualité des produits et services est-elle au rendez-vous ?
- Etc.
Les réponses aux questions relatives à l’entreprise peuvent gérer des investissements plus ou moins lourds. Elles permettent, en outre, de hiérarchiser les investissements par rapport aux investissements informatiques. Enfin, elles sont surtout une base de réflexion permettant de bien définir et formuler les besoins informatiques réels de l’entreprise.
• Communiquer en interne.
Tout changement implique des peurs. Aussi, une action de sensibilisation et d’explication des personnes visées par l’évolution informatique doit être menée. Par le biais d’échanges avec le personnel au sujet de l’implantation d’un nouveau logiciel, de nouvelles perspectives de changements organisationnels peuvent être envisagées. Il s’agit d’une étape plus importante qu’il n’y parait. Car, en plus de révéler certains hiatus qui auraient pu être oubliés, elle donne de nouvelles perspectives aux salariés et leur laisse le temps de prendre en compte les aspects bénéfiques du changement.
• Etudier l’existant.
La nouvelle solution devant s’intégrer dans un cadre préexistant, il est important de prendre la mesure de l’existant.
Pour cela, il faut :
- recueillir des informations auprès des différents services techniques et informatiques,
- agréger ces informations et contrôler leur cohérence pour en constituer une synthèse,
- proposer des améliorations sur la qualité des informations liées à la production. Cette étude porte tant sur les flux administratifs que physiques de la production. Elle doit suivre un fil passant du suivi du devis, en amont, jusqu’à la facturation, en aval. Cela permet d’avoir une vision unifiée du système d’information de l’entreprise.
• Elaborer un cahier des charges simplifié.
Si certaines applications sont soumises à des règles strictes (paie, comptabilité, etc.), d’autres, type GPAO, ne permettent pas toujours de rédiger un cahier des charges précis. Ce d’autant plus si l’entreprise est peu structurée ! Aussi, un cahier des charges simplifié, dit “cahier des charges de consultation”, peut suffire. Exprimant l’essentiel des besoins ressentis, il permet de débuter la consultation des fournisseurs potentiels identifiés.
• Faire appel aux fournisseurs potentiels.
Pour cela, il convient d’établir une liste d’une dizaine de fournisseurs potentiels et les consulter sur la base du cahier des charges simplifié. Au vu des réponses, il est possible de restreindre la liste à 5 fournisseurs sur la base de critères objectifs :
- inadaptation du produit par rapport à la demande,
- budget,
- proximité,
- connaissance de votre secteur d’activité,
- etc.
D’autre part, via de courtes démonstrations produit, demandées à ces fournisseurs afin de juger de l’ergonomie de la solution comme du sérieux du fournisseur, il est possible de constituer une liste réduite à 2 ou 3 fournisseurs.
• Demander un jeu d’essai.
Soumettre ces heureux élus à un jeu d’essai, scénario du fonctionnement de l’entreprise portant vos données types (caractéristiques des produits, fiches de suivi, etc.), est impératif. Ce jeu d’essai a pour objectif de :
- permettre à l’entreprise de mieux comprendre le concept de gestion s’adaptant au mieux à sa typologie,
- s’assurer que le fournisseur a bien pris en compte et compris ses besoins,
- comprendre le fonctionnement de la solution suivant les données spécifiques de l’entreprise,
- et surtout, gagner du temps lors de l’implantation du logiciel.
• Constituer un cahier des charges d’installation.
A l’issu du jeu d’essai, le choix se restreint encore. Les solutions restantes possédant chacune leurs avantages et leurs inconvénients face auxquels l’entreprise peut avoir du mal à se décider. Afin de répondre à cette problématique, un cahier des charges d’implantation doit être constitué. Il est composé de la synthèse du cahier des charges de consultation, d’idées nouvelles, de points de détail de l’étude de l’existant ou de l’expression des besoins des utilisateurs. Incontournable, la rédaction de ce cahier des charges d’implantation permet de départager les derniers fournisseurs et sert de garde fou en cas d’éventuels litiges...
• Choisir.
Les réponses des derniers candidats à ce cahier des charges d’implantation permettront d’engager une négociation commerciale et, in fine, de choisir le fournisseur. |
