Infogérance : confier la gestion de son système informatique en toute confiance

Nombreuses sont les PME/PMI qui ont un parc informatique important sans pour autant disposer de "réels" services informatiques. Recourir à l'infogérance leur permet de confier les opérations de gestion et de maintenance informatiques - souvent fastidieuses et onéreuses - à des prestataires externes. Une délégation qui se traduit par une diminution des coûts d'installation et une optimisation du système informatique de l'entreprise. Quelques éléments pour faire les bons choix.

Qu'est ce que l'infogérance ?
Les grandes familles de l'infogérance
Des atouts qui présentent aussi des limites
Se préserver de la dépendance... en cas de pépin

Qu'est ce que l'infogérance ?

Sous le terme d'infogérance on regroupe l'ensemble des opérations qui consistent à déléguer tout ou partie de la fonction informatique de l'entreprise à des prestataires externes spécialisés (SSII ou SMI). Ces prestataires assurent alors la pérennité de l'activité informatique, la maintenance du parc ainsi que la mise à niveau des programmes durant une période définie par contrat. Les prestations d'infogérance varient en fonction de la taille du parc informatique et de la prestation souhaitée. Nous pouvons toutefois distinguer 4 grands types d'infogérance.


Les grandes familles de l'infogérance

· L'infogérance d'infrastructure concerne principalement les activités de gestion du parc informatique (hardware...) et des serveurs qui sont confiés à un prestataire externe.

· L'infogérance applicative (ou l'outsourcing d'applications) consiste à déléguer la gestion des progiciels intégrés au système (ERP, CRM..) mais elle reste propriétaire de ces programmes. Une récente étude du cabinet IDC révèle qu'au sein de ce type d'infogérance applicative, l'infogérance d'ERP, avec un taux de croissance annuel de 28% représentera plus d'un tiers des activités de l'infogérance d'applications en 2004.

· L'infogérance de fourniture d'applications : l'entreprise n'est pas propriétaire des solutions informatiques qu'elle utilise. Depuis quelques années, un nouveau modèle de service connaît une forte croissance et tend à s'implanter au sein des PME/PMI : le modèle ASP. Ce modèle permet à l'entreprise de louer un droit d'accès à l'utilisation d'un ensemble d'applications auprès du prestataire extérieur qui en assure, sur site ou à distance, la mise à jour et la maintenance. Les applications ASP peuvent être intégrées à toutes les fonctions de l'entreprise (ERP, CRM, messagerie, hébergement de sites...).

· L'infogérance d'externalisation globale regroupe enfin les systèmes d'infogérance applicative et d'infogérance d'infrastructure.


Des atouts qui présentent aussi des limites

L'infogérance présente de nombreux avantages pour l'entreprise. Elle se concentre sur son coeur de métier tout en profitant d'un parc et de solutions mis à jour en permanence. Elle peut faire évoluer ses systèmes selon ses besoins. Les coûts de maintenance peuvent être étalés et planifiés. La mise à jour des programmes peut s'effectuer selon les souhaits et les besoins spécifiques des utilisateurs. Les personnels sont formés en douceur et au coup par coup. On observe en effet que la plupart des SSII ou SMI vont au-delà de la simple maintenance et propose le plus souvent des prestations complémentaires, voire de véritables services "à la carte" (services réseaux, ingénierie financière, sécurité...).
Mais l'entreprise doit garder à l'esprit que cette délégation présente certains inconvénients puisqu'elle perd une partie du contrôle de son système informatique. En déléguant son savoir-faire informatique, l'entreprise risque d'accroître son niveau de dépendance à l'outsourcing et pourra éprouver des difficultés pour évaluer les modifications ultérieures de son système informatique. Aussi avant de signer tout contrat d'infogérance, l'entreprise veillera à bien définir ses attentes et ses objectifs... et à se réserver une "porte de sortie".


Se préserver de la dépendance... en cas de pépin

Le service d'infogérance doit être encadré par un contrat qui définit avec précision le cadre d'intervention du prestataire extérieur. De ces dispositions dépendront le succès de la collaboration et le degré de "dépendance" de l'entreprise en cas de changement de prestataire. L'entreprise veillera tout particulièrement à inclure une clause de réversibilité qui lui donnera la possibilité de reprendre la gestion de son système informatique ou de la confier à un autre prestataire.
L'entreprise doit prévoir, qu'une fois son système transféré, elle puisse être en mesure de le gérer elle-même. A défaut, elle devrait organiser de longues et coûteuses sessions de "(re)mise à niveau" de son personnel pour que celui-ci puissent maîtriser un système informatique qu'il ne reconnaît plus. Et les principaux bénéfices de l'infogérance seraient alors définitivement perdus. L'entreprise pourra recommander ses choix techniques au prestataire (logiciels et matériels standards...) afin de faciliter une éventuelle réversibilité.


Conclusion

L'infogérance se conçoit comme tout projet de sous-traitance ou d'externalisation. Lorsqu'elle délègue la gestion de ses services informatiques, l'entreprise s'allège de la maintenance de son parc et de la mise à jour de ses programmes... et réalise le plus souvent des économies significatives. Mais la réussite d'une telle stratégie implique une collaboration dont les objectifs et les limites sont bien définis et, surtout, elle suppose que l'entreprise garde un droit de regard sur les évolutions et reste familier avec les particularités de son système informatique.

LE SAVIEZ-VOUS ?

- Taux de croissance annuel de l'infogérance = 18.4% / an jusqu'en 2004.

- 60% des petites entreprises souhaiteraient externaliser la gestion de leur paie.

- L'infogérance des systèmes distribués a représenté en 2002, en France, 20%
du marché global de l'infogérance.

Les sources

- Logiciels et services n°222 "Un outil tactique au service des DSI"
- Le monde informatique supplément au n°971 du 28 février 2003 "l'infogérance pour se simplifier la vie"
- Le marché de l'infogérance 1999-2004
www.idc.fr/presse/cp_infogerance.htm