Quand l'entreprise penche pour l'infogérance


L'externalisation de prestations de plus en plus complexes
Une première étape : La réduction du budget réseau et télécoms
Le réseau informatique : le coeur de l'entreprise communicante
Externaliser oui... mais quoi ?
Négocier c'est chercher le "mieux disant"

L'externalisation de prestations de plus en plus complexes

Selon une récente étude du cabinet Acadys, la grande majorité des employés des entreprises passent plus de la moitié de leur temps devant leur ordinateur. Mais bien qu'elles considèrent l'outil informatique comme un atout indéniable pour accroître leur performance, les PME/PMI n'ont - dans l'ensemble - toujours pas de stratégie bien définie en matière de gestion de leur structure informatique et de leur parc machine. La gestion de la fonction informatique devient de plus en plus experte et coûteuse du fait de la variété de l'offre, des questions de sécurité, de stockage et de la mise à jour des serveurs, des logiciels et des postes de travail. Dès lors, nombreuses sont les PME/PMI qui se retournent vers des prestataires externes qui auront pour mission d'optimiser et de pérenniser l'ensemble des systèmes et solutions informatiques qui contribuent à la bonne marche de l'entreprise. On parle alors d'infogérance.


Une première étape : La réduction du budget réseau et télécoms

Le (bon) fonctionnement d'un système informatique repose avant tout sur un réseau télécom. Mais la qualité n'est pas tout et, à l'heure où tout le monde évoque l'entreprise, la communication dans et hors de l'entreprise doit être assurée au moindre coût. L'utilisation massive du téléphone / fax a conduit très tôt les entreprises à se pencher sur les meilleures offres tarifaires. Avec l'arrivée du haut débit et la mise en réseau des différentes fonctions (établissements) de l'entreprise, l'entreprise commence à (re)négocier ses contrats avec son opérateur habituel, voire à consulter la concurrence de plus en plus agressive. Et une entreprise sur deux de déclarer vouloir faire appel aux cabinets et acheteurs spécialisés dans un avenir proche…


Le réseau informatique : le cœur de l'entreprise communicante

C'est sur l'infrastructure informatique de l'entreprise que repose la communication entre les différents postes de travail. Le moindre dysfonctionnement, la moindre indisponibilité et c'est toute l'entreprise qui se retrouve dans la quasi incapacité de créer/modifier/partager documents et données aussi bien en interne qu'en externe. Le réseau, les serveurs et les machines doivent donc être entretenus, mis à jour et surveillés par des personnels qualifiés qui font souvent défaut au sein des PME/PMI. Car si la debuggage d'un ou deux PC peut parfois être effectué par les employés les plus chevronnés, il en va tout autrement lorsqu'il s'agit d'intervenir sur la sécurité du réseau, des systèmes et des programmes ou de maintenir en état de marche les serveurs et autres postes de travail.


Externaliser oui... mais quoi ?

Le recours à un prestataire extérieur implique de définir les attentes de l'entreprise en matière de sécurité, de stockage, de maintenance. Et si le meilleur coût doit être recherché, il demeure indispensable de bien étudier toute la palette de services dont l'entreprise pourrait avoir besoin : assistance 24/24 voire astreinte sur site, télé-maintenance, périodicité des mises à jour des logiciels/serveurs/postes, possibilité d'évolution du système, formations éventuelles... Ce n'est qu'à l'issue de cette étude préalable de ces besoins que l'entreprise sera à même de faire le tri parmi les offres de prestations d'infogérance. C'est à ce prix qu'elle pourra disposer d'une prestation à la carte qui lui permettra de réduire de 15 à 20 % ses coûts de gestion informatique.


Négocier c'est chercher le "mieux disant"

Si l'entreprise doit être sensible aux réductions de coûts que lui permet l'externalisation, elle doit aussi privilégier la qualité de l'offre en exigeant de signer un contrat qui soit le plus détaillé possible, un contrat qui réponde à des attentes précises et besoins bien définis. Car ce sont près du quart des contrats d'externalisation qui sont cassés avant un an, et 50 % qui sont renégociés dans les 3 ans. L'entreprise devra enfin garder à l'esprit que confier sa gestion informatique ne signifie en aucun cas dépendre du prestataire extérieur. En effet, l'externalisation s'accompagne souvent d'une perte de compétences en interne et provoque parfois des problèmes de sécurité, de confidentialité et de dépendance. Donc, comme dans toute collaboration - ou délégation - l'entreprise doit surtout veiller à maintenir un lien qui reposera principalement sur la confiance.