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GED :
quel impact pour votre organisation ? |
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Equiper votre entreprise d’outils de Gestion Electronique des Documents (GED) performants ne suffit pas… Encore faut-il que l’organisation et la façon de mener le projet puissent jouer un rôle primordial. Eclairage !
Il faut distinguer deux types de GED ! La GED ‘statique’ qui consiste à numériser et à archiver un document et la GED ‘workflow’ qui, en plus, permet le flux des documents entre les différents acteurs de l’entreprise. Entre ces deux types de GED, l’impact sur l’organisation de l’entreprise, la manière de travailler et même la hiérarchie est radicalement différent…
L’objectif principal de la GED est l’optimisation des processus métiers. Cela implique nécessairement de raccorder la GED au système d’information (SI) de l’entreprise. Il convient donc de prévoir des développements spécifiques, en plus des outils standards du marché. Car la GED touche à toute l’organisation de l’entreprise, à moins que la décision soit prise, afin d’être plus rapidement opérationnel, de mettre en place une GED par service d’entreprise. Quoi qu’il en soit, il n’y a pas d’organisation idéale. Aussi, il convient bien souvent de ne pas raisonner à l’échelle de l’entreprise dans sa globalité, mais de démarrer par un projet pilote qui permettra d’identifier les gains de la GED au sein d’une communauté donnée, puis de l’étendre, étape par étape, aux autres services de l’entreprise. |
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Mise en œuvre, les étapes à respecter |
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Les experts de la GED préconisent de procéder avec méthode, via :
- un audit documentaire, permettant d’identifier, en amont, les documents utilisés (courriers, factures, e-mails, etc.) et leur cycle de vie ;
- la définition du ‘périmètre fonctionnel’, afin de répondre à la question essentielle : « Qui va utiliser quel document ? ». A cet effet, il est nécessaire de nommer un chef de file ‘GED’ au sein de l’entreprise, afin de coordonner et de synthétiser les attentes des différentes populations ;
- l’acquisition des données ;
- l’indexation des documents.
Au-delà de l’aspect ‘technique’, il faut que tous les acteurs de l’entreprise, de haut en bas de la hiérarchie, acceptent de partager l’information qu’ils ont en leur possession… Ce qui nécessite un profond travail pédagogique.
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L’importance de votre réseau ! |
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| Avec les systèmes de GED ‘classiques’, les documents sont scannés et indexés, plus ou moins systématiquement, puis archivés et laissés en libre consultation. Dans le cas des systèmes de ‘workflow’, il s’agit des processus de travail que l’on cherche à coordonner et à répartir plus efficacement entre les intervenants de l’entreprise. L’’acquisition
et le ‘workflow’ sont complémentaires et doivent être intégrés dans le système d’information existant de l’entreprise. Aussi, il convient d’avoir un réseau fiable et performant. On estime qu’une page A4 numérisée occupe 40 ko. Donc, si les utilisateurs sont amenés à consulter beaucoup plus de dossiers que prévu initialement dans votre cahier des charges, il vaut mieux disposer d’une bande passante adéquate
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| A savoir |
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Les enjeux de la GED, GEIDE ou EDM :
- Maîtriser les flux des documents papiers et électroniques reçus dans les entreprises ;
- Augmenter les gains de productivité en réduisant le temps consacré au traitement des processus ;
- Améliorer la traçabilité des documents et leur contenu lors du traitement ;
- Améliorer la fluidité de circulation et de traitement des documents ;
- Répondre aux contraintes légales en matière d’archivage ;
- Répondre aux exigences des normes de qualité ;
- Développer, pour chaque entreprise, un système de traitement de l’information paramétrable aux besoins réels et à la sécurité des traitements.
Valeur légale du document électronique :
A part certains documents (factures, bulletins de paie, contrats, etc.) faisant l’objet d’une réglementation peu d’autres documents sont soumis à ces règles et peuvent donc faire l’objet d’une conservation numérique. C’est donc à chaque utilisateur qu’il appartient de décider, en fonction des nécessités réglementaires, de conserver les documents, en fonction de leur objet, des modalités de conservation (calcul du risque d’avoir à ressortir un document), de la valeur probatoire (notion de copie fidèle et durable), de l’accessibilité pour le contrôle ou l’audit du système réglementaire (Loi Informatique et Libertés) ou en vue de la maintenance.
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