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GED :
un pas de plus vers la dématérialisation |
| Mettre
fin au tout papier. |
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| En dépit
d'une utilisation massive des e-mails et autres supports de communication
via internet, la grande majorité des échanges de documents
dans et hors de l'entreprise, s'effectue encore sous la forme de papier.
Et ce sont autant de formulaires, de factures, de bons de commande
et autres mémos qui continuent de s'amonceler chaque jour dans
les divers services de l'entreprise. La dématérialisation
des documents de travail n'est certes pas pour demain ; pourtant une
tendance semble se dessiner au sein des PME/PMI. Et la Gestion Electronique
des Documents (GED) de prendre lentement mais sûrement ses marques
au sein des entreprises du secteur tertiaire, grandes consommatrices
de papier. |
| La GED
: pour qui et pour quoi faire ? |
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| La GED peut être
intégrée au sein de tout ou partie des départements
de l'entreprise. On distingue plusieurs types de GED destinée
à différents usages. La GED administrative qui permet
de numériser puis de classer les documents administratifs (factures,
fiches techniques, formulaires, devis...). Ces fichiers numérisés
pouvant être ensuite mis en utilisation / consultation libre
via le réseau interne de l'entreprise. La GED bureautique regroupe
l'offre de progiciels de travail collaboratif permettant d'échanger
des documents, de les lire dans leur format d'origine (Word, Excel
Powerpoint, Outlook...) voire de les modifier depuis n'importe quel
poste de travail. La GED documentaire consiste à indexer un
grand nombre de fichiers numériques aux formats les plus divers
(texte, image, sons...) selon des critères définis par
et pour l'entreprise. Ce mode de gestion suppose généralement
de mettre en place de puissants moteurs de recherche (plein texte,
multi-critères, index, thèmes...) afin que chaque fonction
de l'entreprise puisse exploiter efficacement les multiples ressources
mises à leur disposition (modèles de lettre, mémo,
factures clients/fournisseurs, formulaires...). |
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La numérisation des documents |
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| La numérisation
des documents est le préalable à toute mise en route
de GED. Cette opération peut vite se révéler
fastidieuse dans les services ayant massivement recours au papier
(administratif, achat, comptabilité, SAV...). Pour le traitement
de volumes importants de documentation papier, l'entreprise a tout
intérêt à se reposer sur une solution de LAD (lecture
automatique de documents) qui lui permettra d'automatiser les processus
de numérisation, de traitement et de classement des documents
papier. Cependant, ces outils fournis par des sociétés
spécialisées ne font malheureusement pas tout le travail
et l'on estime à 15 % la part de saisie qui devra être
effectuée manuellement. A l'issue de la phase de numérisation,
l'entreprise veillera à réorganiser les habitudes de
travail, et à redéfinir une charte graphique de la documentation
afin que les atouts de la GED puissent profiter au plus grand nombre.
Là encore, les prestataires spécialisés propose
diverses formations pour sensibiliser le personnel à la manipulation
des données archivées. |
| La
mise à disposition des documents au plus grand nombre |
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| Avec la GED, la
consultation des documents s'effectue selon des procédures
communes à tous les utilisateurs. Les documents peuvent être
créés, modifiés, visualisés, téléchargés,
transmis, dupliqués depuis n'importe quel poste de travail
de l'entreprise ou via l'extranet de la société d'archivage
sous-traitante. Bien évidemment, des espaces plus confidentiels
avec accès restreint et sécurisé pourront être
mis en place pour les fichiers considérés comme sensibles.
La GED permet aussi et surtout de procéder à la sauvegarde
périodique de l'ensemble de la documentation de l'entreprise.
Cette sauvegarde peut être effectuée au sein du réseau
de l'entreprise ou via un prestataire extérieur. |
| Quel
avenir pour l'archivage numérique ? |
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| La numérisation
des documents peut résoudre bon nombre de problèmes
d'archivage à moyen terme. Le stockage sur disque est nettement
moins gourmand en espace que les rayonnages d'archives, et il peut
être effectué sur les serveurs d'un prestataire extérieur.
Le classement des archives définitives, la consultation et
la réutilisation des archives dites " courantes "
via une solution de GED permettent de réduire très sensiblement
les temps et les coûts de travail. Avec une inconnue toutefois
: les données sauvegardées seront-elles "lisibles"
dans une trentaine d'années ? Alors que l'offre de solutions
et supports de stockage évoluent chaque année, que les
formats de lecture peine à se standardiser, sommes-nous certain
que la lisibilité des données sera effective dans une
trentaine d'années ? Nous manquons assurément de recul
pour le confirmer... ou l'infirmer. Là aussi, il faut trouver
des solutions intègrant la notion de " développement
durable " afin de sauvegarder efficacement la mémoire
de l'entreprise. |
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