| GED : un pas de plus vers la dématérialisation |
| Mettre fin au tout papier |
| La GED : pour qui et pour quoi
faire ? |
| La numérisation des documents |
| La mise à disposition
des documents au plus grand nombre |
| Quel avenir pour l'archivage
numérique ? |
| Mettre fin au tout papier |
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En dépit d'une utilisation massive
des e-mails et autres supports de communication via internet, la
grande majorité des échanges de documents dans et
hors de l'entreprise, s'effectue encore sous la forme de papier.
Et ce sont autant de formulaires, de factures, de bons de commande
et autres mémos qui continuent de s'amonceler chaque jour
dans les divers services de l'entreprise. La dématérialisation
des documents de travail n'est certes pas pour demain ; pourtant
une tendance semble se dessiner au sein des PME/PMI. Et la Gestion
Electronique des Documents (GED) de prendre lentement mais sûrement
ses marques au sein des entreprises du secteur tertiaire, grandes
consommatrices de papier.
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| La GED : pour qui et pour quoi faire ? |
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La GED peut être intégrée
au sein de tout ou partie des départements de l'entreprise.
On distingue plusieurs types de GED destinée à différents
usages. La GED administrative qui permet de numériser puis
de classer les documents administratifs (factures, fiches techniques,
formulaires, devis...). Ces fichiers numérisés pouvant
être ensuite mis en utilisation / consultation libre via le
réseau interne de l'entreprise. La GED bureautique regroupe
l'offre de progiciels de travail collaboratif permettant d'échanger
des documents, de les lire dans leur format d'origine (Word, Excel
Powerpoint, Outlook...) voire de les modifier depuis n'importe quel
poste de travail. La GED documentaire consiste à indexer
un grand nombre de fichiers numériques aux formats les plus
divers (texte, image, sons...) selon des critères définis
par et pour l'entreprise. Ce mode de gestion suppose généralement
de mettre en place de puissants moteurs de recherche (plein texte,
multi-critères, index, thèmes...) afin que chaque
fonction de l'entreprise puisse exploiter efficacement les multiples
ressources mises à leur disposition (modèles de lettre,
mémo, factures clients/fournisseurs, formulaires...).
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| La numérisation des documents |
| La
numérisation des documents est le préalable à
toute mise en route de GED. Cette opération peut vite se révéler
fastidieuse dans les services ayant massivement recours au papier
(administratif, achat, comptabilité, SAV...). Pour le traitement
de volumes importants de documentation papier, l'entreprise a tout
intérêt à se reposer sur une solution de LAD (lecture
automatique de documents) qui lui permettra d'automatiser les processus
de numérisation, de traitement et de classement des documents
papier. Cependant, ces outils fournis par des sociétés
spécialisées ne font malheureusement pas tout le travail
et l'on estime à 15 % la part de saisie qui devra être
effectuée manuellement. A l'issue de la phase de numérisation,
l'entreprise veillera à réorganiser les habitudes de
travail, et à redéfinir une charte graphique de la documentation
afin que les atouts de la GED puissent profiter au plus grand nombre.
Là encore, les prestataires spécialisés propose
diverses formations pour sensibiliser le personnel à la manipulation
des données archivées. |
| La mise à disposition des documents
au plus grand nombre |
| Avec
la GED, la consultation des documents s'effectue selon des procédures
communes à tous les utilisateurs. Les documents peuvent être
créés, modifiés, visualisés, téléchargés,
transmis, dupliqués depuis n'importe quel poste de travail
de l'entreprise ou via l'extranet de la société d'archivage
sous-traitante. Bien évidemment, des espaces plus confidentiels
avec accès restreint et sécurisé pourront être
mis en place pour les fichiers considérés comme sensibles.
La GED permet aussi et surtout de procéder à la sauvegarde
périodique de l'ensemble de la documentation de l'entreprise.
Cette sauvegarde peut être effectuée au sein du réseau
de l'entreprise ou via un prestataire extérieur. |
| Quel avenir pour l'archivage numérique
? |
| La
numérisation des documents peut résoudre bon nombre
de problèmes d'archivage à moyen terme. Le stockage
sur disque est nettement moins gourmand en espace que les rayonnages
d'archives, et il peut être effectué sur les serveurs
d'un prestataire extérieur. Le classement des archives définitives,
la consultation et la réutilisation des archives dites "
courantes " via une solution de GED permettent de réduire
très sensiblement les temps et les coûts de travail.
Avec une inconnue toutefois : les données sauvegardées
seront-elles "lisibles" dans une trentaine d'années
? Alors que l'offre de solutions et supports de stockage évoluent
chaque année, que les formats de lecture peine à se
standardiser, sommes-nous certain que la lisibilité des données
sera effective dans une trentaine d'années ? Nous manquons
assurément de recul pour le confirmer... ou l'infirmer. Là
aussi, il faut trouver des solutions intègrant la notion de
" développement durable " afin de sauvegarder efficacement
la mémoire de l'entreprise. |
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Iron mountain / Mémogarde
http://www.memogarde.fr/
Archivéco
http://www.archiveco.fr/
Société Générale d'Archives
http://www.generale-archives.com/
Locarchives
http://www.locarchives.fr
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