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| La GED prend assurément le dessus |
| La gestion électronique des documents (GED) consiste essentiellement à dématérialiser la documentation papier afin de l'archiver et de la classer selon une nomenclature propre à l'entreprise. Ce système permet d'optimiser la recherche et la réutilisation des documents par les différents services de l'entreprise. Quelques points de repère sur un mode de gestion de plus en plus tourné vers les PME/PMI. |
| Les principaux titres de la GED |
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la GED administrative permet de procéder au classement
de documents administratifs les plus divers (factures, fiches techniques,
bons de commande, formulaires, devis...) sous forme de fichiers
numérisés qui pourront être éventuellement
diffusés via le réseau interne de l'entreprise.
La GED bureautique regroupe le plus souvent l'offre de progiciels
de travail collaboratif (comme Lotus ou Microsoft) permettant d'échanger
des documents et de les lire dans leur format d'origine (Word, Excel
PowerPoint, Outlook...). Ces documents sont centralisés et
consultables par tout le personnel de l'entreprise via intranet
ou extranet.
La GED documentaire consiste à indexer un grand nombre
de fichiers de tous types (texte, image, sons, interactifs...) selon
des critères propres au fonctionnement de l'entreprise. Ce
mode de gestion propose généralement de puissants
moteurs de recherche aux fonctions plus ou moins élaborées
(plein texte, multicritères, index, thèmes...). |
| L'incontournable numérisation
des sources |
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| Bien que les TIC - au premier rang desquels la messagerie électronique
- aient facilité la transmission de documents déjà
numérisés, de nombreux documents papier circulent
encore au sein de l'entreprise. Il est donc indispensable de numériser
toutes les sources papier afin de les rendre exploitables par un
système de GED. L'outil incontournable pour numériser
reste aujourd'hui le scanner. La numérisation d'une somme
importante de documents papier peut très vite devenir fastidieuse,
mais c'est une étape obligée lorsque l'entreprise
souhaite disposer d'un système de GED cohérent et
performant. |
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La reconnaissance des textes et des images |
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| Pour faciliter
la numérisation de documents de type "texte", les
scanners proposent des programmes de reconnaissance de caractères
de type OCR capable d'extraire le texte de la page et de l'intégrer
dans un fichier de type texte (.doc, rtf., .txt). Ce fichier devient
dès lors modifiable par n'importe quel traitement de texte
et peut être soumis à indexation dans le système
de GED. En revanche, la numérisation d'images, d'illustrations,
de tableaux... peut poser quelques problèmes pour le classement
ultérieur du document. Après avoir numérisé
à la volée le document sous forme d'image (de types
.jpg .gif, .pdf...). Il est indispensable d'attribuer manuellement
des mots-clés au fichier afin que celui-ci puisse être
indexé correctement et retrouvé par le moteur de recherche
contextuelle du système de GED. |
| Classer pour mieux trouver :
les méthodes d'indexation |
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| Si la GED permet
d'archiver de classer elle permet surtout de chercher et de (re)trouver
les documents à tous les niveaux de l'entreprise. Pour faciliter
la recherche, les solutions de GED disposent de modules qui indexent
automatiquement les fichiers selon des critères objectifs (origine,
type de format, date de création ou de modification, etc.)
et, surtout, selon des critères préalablement définis
par l'entreprise (mot-clés attachés au fichier, nomenclature
spécifique de noms de fichiers,...). Parallèlement,
le contenu des fichiers texte peut être intégralement
aspiré et intégré dans une base de données.
Cette manipulation permettra à tout utilisateur de pratiquer
une recherche en texte intégral (full text) dans la base et
de retrouver ainsi les documents contenant la ou les chaînes
de caractères spécifiées. Mais les solutions
de GED ne se cantonnent pas qu'au classement et à la recherche
des données. Elles peuvent aussi intégrer des progiciels
dédiés au travail collaboratif. |
| Des logiciels spécialisés
dans la diffusion des données |
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| Le marché
abonde de progiciels qui optimisent la diffusion de l'information
provenant des bases de données. Ces logiciels (comme Livelink,
Intraspect, Webfolio, Documind...) communément appelés
groupwares, sont conçus pour optimiser le travail en groupe.
En outre ils disposent de fonctions qui permettent d'assurer la diffusion
des documents selon des procédures spécifiques préalablement
paramétrées en fonction des méthodes de travail
propres à l'entreprise (on parle alors de workflow). Précisons
toutefois que la mise en place de telles solutions suppose une définition
précise des procédures de travail ainsi que l'intervention
de sociétés spécialisées. |
| L'archivage
numérique des documents est parfaitement légal et un
document dont l'original est édité sous forme numérique
peut constituer une preuve tout à fait valable en cas de litige.
Toutefois lorsqu'un document authentique est édité sur
papier, ce dernier prime sur sa forme numérique. |
Conclusion
A moyen terme,
la numérisation des documents peut résoudre bon nombre
de problèmes d'archivage en facilitant le stockage, le classement,
la recherche et la réutilisation d'une somme considérable
de données. Elle permet en effet de gagner du temps et de réaliser
des économies sur certains postes de l'entreprise. |
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