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| FORMATION : Comment optimiser vos démarches de formation ?
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Dans un contexte de plus en plus mondialisé et évolutif, le renforcement des compétences des salariés est, pour les entreprises, un investissement prioritaire. Dans ce cadre, voici un rapide vade-mecum pour bien acheter des prestations de formation.
Mutations de la vie économique, globalisation, changements technologiques de plus en plus rapides… sont autant de paramètres qui nécessitent, de la part des entreprises, une adaptation constante à de nouveaux métiers, de nouveaux process, de nouvelles technologies. Confrontée à une compétitivité accrue, la concurrence entre les entreprises ne se pratique plus toujours au niveau des prix. C’est bien au niveau de l’innovation que se dégagent les éléments discriminants. Or, l’innovation passe par les femmes et hommes qui composent l’entreprise.
Parallèlement, les entreprises se doivent de maîtriser leurs coûts, y compris humains. A ce titre la loi sur la formation de mai 2004 encourage les PME à envisager la formation comme un investissement contractuel et durable, comme à l’inclure dans une stratégie de développement des compétences. Aussi, les ressources humaines et la formation doivent permettre :
- d’identifier les enjeux de changements,
- de développer une approche mobilisatrice pour tous les acteurs, de la direction à chaque membre de l’organisation,
- de favoriser la professionnalisation individuelle au service de l’entreprise.
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| L’ordonnance de juin 2005, qui prolonge la loi de mai 2004, permet aux entreprises d’aborder l’achat de formation avec plus de simplicité. Cette ordonnance a pour objectif de :
- rendre le droit plus effectif, d’alléger les contraintes pesant sur les entreprises, les organismes paritaires collecteurs agréés (OPCA) et les organismes de formation,
- rendre plus accessible la législation relative aux prestations de formation tout en adaptant le contrôle de la formation professionnelle.
Désormais, les nouvelles modalités d’achats de formation permettent aux entreprises d’acheter des actions modularisées dont les durées courtes répondent aux besoins d’adaptation. Ici, l’émission de bons de commande ou de fiches d’inscription à un stage ou de factures acquittées devient le principe. La convention formalisée devenant une exception. Ce procédé offre l’avantage de la rapidité et évite la lourdeur de la rédaction des conventions de formation.
Attention, cela n’ôte en rien la spécificité de l’achat de formation. En conséquence, qu’elle soit achetée par l’intermédiaire d’une convention de formation, d’un bon de commande ou d’une facture, la contractualisation ne doit pas oublier de préciser :
- l’intitulé de la formation,
- la nature,
- la durée,
- les effectifs du stage,
- les modalités de déroulement,
- la sanction de la formation,
- le prix.
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| Prendre garde aux risques d’annulation |
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| D’autre part, en cas d’annulation d’une formation, le principe posé par le Code du Travail (« Faute de réalisation totale ou partielle d’une prestation de formation, l’organisme paritaire doit rembourser au cocontractant les sommes indûment perçues de ce fait »), n’est pas modifié par l’ordonnance de juin 2005, mais transféré au sein du Code du Travail dans la partie intitulée « Contrôle de la formation professionnelle » (Art. L 991-6). Ce qui signifie que les prestataires de formation sont contraints de restituer aux acheteurs de formation, les fonds qui ne correspondent pas à la réalisation totale ou partielle d’une prestation de formation.
Ces simplifications ne font toutefois pas obstacles à l’insertion dans le bon de commande, dans la facture, ou dans la convention d’une clause de dédit ou de résiliation. Une telle clause permet de réguler les éventuels dommages et intérêts à verser soit à l’entreprise, soit au prestataire de formation, en fonction du moment de l’interruption de la formation et de la position de l’entreprise ou du prestataire de formation.
Dans le cas d’une inexécution totale de la prestation de formation, du fait de l’entreprise ou du prestataire, il n’y a pas de facturation au titre de la formation professionnelle. Ainsi, les sommes payées par l’entreprise au titre du dédommagement, de la réparation ou du dédit ne sont pas imputables sur le budget formation de l’entreprise et ne font pas l’objet d’un remboursement par l’OPCA. Même si cela n’exclut pas, en fonction des responsabilités de chacun et de la clause de dédit définie, le paiement de sommes de dédommagement ou de réparation.
Dans le cas d’une inexécution partielle de la formation, il y a facturation pour les sommes correspondant à la réalisation effective de la prestation. Seules les dépenses correspondant à la partie réalisée sont imputables sur le budget formation de l’entreprise. Dans ce cas, le prestataire doit distinguer dans sa facturation les sommes correspondant à la réalisation de celles correspondant au dédit (2 factures distinctes peuvent être émises).
De toute manière, l’entreprise doit être vigilante face à l’insertion de telles clauses dans un bon de commande ou une convention de formation. Car, elles engagent les parties et nécessitent un strict suivi des annulations des formations et de la présence des salariés en formation.
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| On le voit les compétences individuelles, au service de l’entreprise, doivent être une priorité pour l’entreprise. Une priorité qui, avec la simplification de l’achat de formation, peut permettre à chaque dirigeant de se doter des armes nécessaires pour faire face à la concurrence et atteindre ses objectifs. |
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