Les ERP un nouvel atout pour les PME/PMI Le concept d'ERP (Entreprise Ressource Planning) englobe un vaste ensemble de solutions applicatives professionnelles - les progiciels - capables de gérer l'ensemble des fonctions de l'entreprise. Depuis la fonction achat jusqu'à la relation client en passant par la maintenance, l'ERP a pour unique objectif d'optimiser le fonctionnement, donc la productivité, de l'entreprise. Autrefois réservé aux seuls grands groupes, le marché de l'ERP est en train de séduire les PME/PMI. Tour d'horizon... Quand les PMI/PME sont convoitées Une offre de solutions adaptées aux métiers Les solutions de GPAO : le coeur de l'ERP Les principales fonctions d'un progiciel de GPAO Les solutions qui complètent la GPAO Le web offre un portail à l'entreprise Derrière tout système, il y a des hommes Quand les PMI/PME sont convoitées Les solutions d'ERP sont pléthores pour les grandes entreprises. Depuis plusieurs années déjà, de puissants systèmes d'ERP répondent à leurs besoins en matières de comptabilité, de gestion de personnel, de gestion commerciale ou de gestion de production. Et si les principaux éditeurs de solutions d'ERP que sont SAP, ORACLE ou People Soft rivalisaient de trouvailles pour ces grandes groupes, ils semblaient rester étrangement sourds aux attentes des PMI/PME. Mais le vent tourne. Ils ont pris conscience du fait que les besoins des PME en matière de gestion sont les mêmes que ceux des "grands comptes" mais que leur budget informatique ne s'apprécie pas dans des proportions identiques. Les éditeurs commencent aujourd'hui à proposer des solutions d'ERP dédiées à la petite et moyenne entreprise. Des solutions logicielles clé-en-main et modulables, qui s'installent en quelques semaines, voire quelques jours. Une offre de solutions adaptées aux métiers Le marché de l'ERP arrive à saturation dans les grands comptes. A l'inverse, les petites et moyennes industries sont sous-équipées. Il n'en fallait pas plus pour que les grand éditeurs - mais aussi les petits - s'engagent dans des programmes de conception de solutions adaptées aux PMI/PME. Il existe aujourd'hui un choix toujours plus large de progiciels simplifiés qui ne contiennent que les modules nécessaires à la bonne marche d'une PME. Dans ces entreprises de taille moyenne, l'ERP se limite le plus souvent aux fonctions de comptabilité, de production et de gestion commerciale. Pourtant, l'on voit fleurir des "small and smart business solutions" spécialement adaptées à la taille, au budget et à l'activité des PMI/PME. Ces progiciels intègrent généralement une application de base (gestion de stocks, logistique, production et comptabilité) sur lequel peuvent venir se greffer des modules spécifiques à l'activité et aux attentes particulières de l'entreprise. Ces programmes, dont le prix est beaucoup moins élevé que celui des solutions d'ERP évoluées, sont pré-configurés et présentent l'avantage d'être rapidement opérationnels. Car les trois constantes qui motivent le choix de l'entrepreneur sont le prix, le délai d'installation et la facilité d'utilisation. Certains éditeurs vont plus loin en proposant des séances de formation afin d'accompagner le personnel dans l'intégration et l'utilisation d'un système ERP. Les solutions de GPAO : le coeur de l'ERP La gestion de production assistée par ordinateur (GPAO) est le coeur de tout système d'ERP. Les progiciels de GPAO coordonnent et optimisent l'ensemble de la chaîne de fabrication jusqu'au service après-vente. Ils permettent de planifier les charges de travail en fonction de la capacité du parc machine, de prendre en compte les contraintes du personnel afin d'assurer un rendement optimal dans les délais impartis. Ils peuvent enfin prendre en compte les particularités de l'activité dans lequel il est intégré. Les possibilités sont nombreuses et il est important de bien évaluer les besoins et les attentes de l'entreprise pour bénéficier d'une solution fiable et performante. Les principales fonctions d'un progiciel de GPAO Ces progiciels récoltent toutes les données techniques (articles, pièces, matières, nomenclatures, gammes, structures de l'entreprise, parc machines,...) afin d'optimiser les opérations : - d'achats (ordres d'achat, suggestions d'achats, calcul des besoins , conditions fournisseurs, gestion des livraisons,...) - de fabrication (ordres de fabrication , calcul des besoins, listes de sorties de pièces, plan directeur de production, suivi des sous-traitances traçabilité des lots,...) - de maintenance (suivi du parc machines, agenda des interventions, statistiques des pannes,...) - de gestion des stocks (inventaires, déclenchement de suggestions d'inventaires, stock au plus bas, entrée et sorties sur bons de livraison, gestion des réassortiments) - de gestion des personnels (arrivées et départs, calendriers de présence, fiches individuelles par salarié, ordonnancement d'atelier,...) - de gestion commerciale (gestion des clients, conditions de ventes, interlocuteurs clients, fiches transporteurs, Agents commerciaux, génération des bons de livraisons, facturation, relances , devis, statistiques de ventes, comptabilisation,...). Les solutions qui complètent la GPAO D'autres modules peuvent être intégrés au système de GPAO en fonction des besoins définis par l'entreprise. Ainsi, les solutions de Supply Chain Management (SCM) permettent d'optimiser la gestion des stocks, de planifier les commandes et les livraisons. Ces solutions plus abouties sont en mesure de mettre à jour quasi-instantanément l'état des stocks et de coupler ces données avec la chaîne logistique pour assurer une productivité maximale. Les solutions de gestion de ressources humaines permettent d'assurer une gestion poussée des personnels de l'entreprise. Ces puissants outils d'analyse répertorient toutes les données liées au personnel (présence, congés, interim, rotation,...) et planifient la répartition optimale des ressources en fonction des besoins et impératifs de production. Enfin, on voit naître depuis peu, des progiciels PLM (product life management) qui prennent en compte le durée de vie d'un produit dans le processus de planification de production. Le web offre un portail à l'entreprise Toutes les données qui transitent par un système d'ERP ne sont pas seulement visibles à l'intérieur d'un réseau d'entreprise (intranet). Grâce au protocole TCP/IP, ces mêmes informations peuvent être consultées via Internet. L'entreprise dispose alors d'un véritable portail (avec mot de passe) ouvert vers l'extérieur. L'ERP couplé au web garantit un accès facile aux données de production à tous les niveaux, mais aussi depuis n'importe quel point du globe. Il suffit d'un écran de PC (portable ou fixe), d'un browser (navigateur) et d'une simple liaison téléphonique (GSM ou filaire) pour accéder aux informations traitées à tous les niveaux de l'entreprise. Ce concept de "l'entreprise en temps réel", lancé par l'éditeur de progiciels People Soft, consiste à relier instantanément fournisseurs, partenaires et clients de l'entreprise par le biais d'une solution d'ERP. Signe des temps de nombreuses solutions logicielles ASP (Application Service Providers) - habituellement réservées aux grandes entreprises - commencent à être intégrées dans les PME/PMI et chez certaines TPE. Derrière tout système, il y a des hommes Pour être un succès, l'intégration d'une solution d'ERP ne doit pas devenir un véritable parcours du combattant pour le personnel - les futurs utilisateurs. Il est indispensable de constituer des binomes (un responsable du projet, un responsable informatique) pour chaque fonction de l'entreprise. Les étapes du projet d'installation doivent être clairement définies et expliquées à tous les futurs intervenants. Il est important de définir avec eux les besoins, de comparer les modes de fonctionnement actuels et ceux à venir. Puis, ne pas oublier d'exposer clairement les procédures à suivre et tester en grandeur nature le nouveau système. Enfin, l'entreprise ne doit pas négliger les remarques, voire les difficultés d'adaptation du personnel. Elle mettra ainsi toutes les chances de son sôté pour que son système d'ERP tiennent toutes ses promesses.. LES MOTS-CLES - E.R.P. : Entreprise Ressources Planning. - G.P.A.O. : Gestion de Production Assistée par Ordinateur. - S.C.M. : Supply Chain Management. - P.L.M : Product Life Management. - Intranet : Réseau local et privé qui utilise les technologies de l'Internet mais qui ne s'ouvre pas aux connexions publiques. - A.S.P. : Application Service Providers.