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| ERP :
ce qu'il faut savoir ! |
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| Outils de décloisonnement et de consolidation des applications d’entreprise, l’ERP n’est plus, aujourd’hui, destiné uniquement aux grandes entreprises. Le marché des grands comptes arrivant à saturation, les éditeurs se tournent aujourd’hui vers les PME / PMI… qui s’intéressent de plus en plus à cette solution…
Pour être performante, une entreprise doit posséder un avantage concurrentiel. Pour ce faire, elle peut l'obtenir par le biais d'outils informatiques qui lui fournissent des informations complètes et à jour, plutôt que de simples données. Car, pour se démarquer de la concurrence, les solutions informatiques doivent être souples, évolutives et répondre de façon adéquate aux besoins fluctuants du marché.
Malgré ce postulat, bien connu des entrepreneurs, une entreprise connaît habituellement les difficultés suivantes :
- Une insuffisance d'intégration, d'information, de solution et d'outils.
- Une lacune en informations décisionnelles.
- Une hypo réactivité et une inadaptation périodique au changement.
- Une lacune en matière de nouvelles technologies.
La cause ? Les systèmes informatiques sont peu ou pas intégrés. L'information qui circule sur ce type de système est rarement mise à jour en temps réel et connaît un dédoublement des saisies. Le manque d'homogénéité des données et la multitude des applications rendent ardu le travail des employés et affectent la performance de l'entreprise. Un problème qui peut engager des coûts considérables (perte de temps, manque d'efficacité, mauvaise visibilité, mauvais processus décisionnel). Des dysfonctionnements organisationnels qui se répercutent par une diminution de la qualité des services offerts aux clients et par conséquent, une perte de compétitivité de l'entreprise. |
| Du vertical... à l'horizontal ! |
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Afin d’y remédier, il faut avoir un changement radical d'approche et de conception de l'organisation. Il faut orienter les efforts de l'organisation vers la mise en place d'une structure horizontale, plutôt qu'une approche habituelle verticale. Traditionnellement, les entreprises organisent leurs activités internes en fonction des besoins de l'entreprise. Dans le nouvel ordre économique, les activités des entreprises doivent être organisées et orientées vers l'externe en fonction des besoins du client. Ainsi, l'entreprise doit créer des processus qui traverseront toutes les activités de l'entreprise, ce qui permettra d'augmenter son efficacité et sa compétitivité sur le marché.
D'où l'intérêt pour les ERP ! ERP : cet acronyme signifie « Entreprise Resource Planning », ce que l’on peut traduire par « Gestion/planification des ressources de l’entreprises ». En France, on parle plutôt de PGI (Progiciel de gestion intégré). L’adjectif « intégré » montrant bien l’approche centralisée de l’ERP, dont le but est d’être l’unique outil permettant de mettre en relation informatique les différents services de l’entreprise : administratif, comptabilité, finance, ventes, production, RH…
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L’ERP est un ensemble de composants logiciels avec lequel on peut construire un système d’information (SI). Son objet est d’automatiser des processus horizontaux et transverses, gérer les workflows, collecter et agréger diverses données (données clients, produits…), standardiser des fonctions de base de l’entreprise (traitement des commandes)… permettant ainsi d’obtenir une vision de l’ensemble de l’activité et sa performance financière. L’ERP représente une solution appropriée pour réussir à être compétitif, puisqu’il permet une intégration horizontale des processus d'affaires de l'entreprise et optimisent l'interaction entre ses différents services. De plus, il répond à un besoin criant des organisations, celui du partage de l'information à l'échelle de l'entreprise. Ainsi, l’ERP constitue une solution informatique qui permet à ses acquéreurs de développer un avantage concurrentiel durable, et ce dernier proviendra principalement de l'information qu'il offre aux différents usagers, soit une information utile, à jour, fiable, unique, cohérente et précise. Soit de l'information à valeur ajoutée.
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| Bien maîtriser son projet |
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Mais on ne se lance pas dans un projet ERP à la légère ! Il faut bien en mesurer tous les aspects… intuitivement, on constate aisément que la redéfinition du mode de fonctionnement de l’entreprise, la remise à plat des processus métier, l’accompagnement du changement peuvent être vécus comme sources de soucis… Des difficultés qui ne doivent jamais occulter les premiers objectifs d’un ERP qui sont qualitatifs et opérationnels, tout en estimant les coûts induits par sa mise en place : formation des utilisateurs dont les processus de travail évoluent, conversion des données qu’il faut récupérer des systèmes existants, recrutement sur des compétences techniques…
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| Les dernières évolutions... |
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Autant d’éléments à prendre en compte tout en ayant conscience que de plus en plus, l’offre des ERP est en pleine mutation…
Si la nature des progiciels les a longtemps empêché d’être véritablement orientés processus, imposant aux entreprises de s’adapter à l’outil plutôt que l’inverse, aujourd’hui les éditeurs autorisent plus de souplesse, en passant sensiblement des progiciels intégrés aux progiciels intégrateurs tenant compte les processus métier et pouvant en cela s’adapter au mieux aux spécificités propres à chaque entreprise. Un atout supplémentaire pour l’ERP et pour tous ceux qui l’utilisent… |
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