L'ascension du travail collaboratif

L'entreprise dispose d'une offre abondante de solutions informatiques pour optimiser les relations de travail entre ses collaborateurs. Depuis les simples outils aux puissants systèmes de gestion collaborative, elle n'a que l'embarras du choix. Mais avant d'investir dans des solutions parfois coûteuses en équipements et formations, il lui faudra obtenir l'assentiment des principaux intéressés : les collaborateurs eux-mêmes...

Un concept vieux comme... l'informatique

Du simple outil aux systèmes les plus élaborés

Abolir les frontières de l'espace... et du temps

Quand l'entreprise relie les systèmes et les gens

Des applications 'intelligentes' aux plateaux virtuels

Des outils seront toujours utilisés par les hommes

1/ Un concept vieux comme... l'informatique

Le travail collaboratif est vieux comme le monde... de l'informatique. S'il est admis que, de tous temps, l'homme a dû collaborer avec son semblable, le concept " collaboratif " ne s'est vraiment développé que depuis une vingtaine d'années et désigne un système d'outils et de solutions plus ou moins élaborées qui permettent à l'entreprise d'optimiser l'organisation du travail, de diffuser les données et les savoirs en les mettant à la disposition du plus grand nombre de collaborateurs.

2/ Du simple outil aux systèmes les plus élaborés

Parmi les outils les plus courants, on citera les réseaux (internes, intranet, extranet, internet, peer to peer...) et les logiciels dédiés au travail partagé (traitement de textes, tableurs, conferencing, instant messaging, chat...) qui permettent à un grand nombre de personnes d'interagir sur un projet commun. L'utilisation de ces logiciels est généralement renforcée par la mise en place de systèmes de base de données qui optimisent la diffusion des connaissances et le partage des compétences (bibliothèques, annuaires électroniques, moteurs de recherche, listes de diffusion, FAQ, forums, newsgroups etc.). Enfin, les entreprises ont de plus en plus souvent tendance à compléter cette panoplie en intégrant de puissants progiciels de gestion de flux (ou workflow). L'ensemble de la masse d'informations devient alors rapidement accessible à chaque collaborateur et ce, que ce soit dans ou à l'extérieur de l'entreprise.

3/ Abolir les frontières de l'espace... et du temps

En adoptant le travail collaboratif, l'entreprise tente de s'affranchir des frontières géographiques et repousse les limites imposées par le temps. Les différences majeures qui subsistaient entre travail collaboratif synchrone (même temps, même lieu) et asynchrone (moments et lieux différents) s'estompent grâce aux NTIC et en particulier à l'internet. En effet, le réseau des réseaux constitue un puissant vecteur de diffusion de l'information capable d'abolir le temps et les distances. Il permet de mettre instantanément tout type de données (voix, audio, vidéo, etc.) à la disposition de l'ensemble des fonctions internes et externes de l'entreprise.
Pour la fonction production, ce mode de travail peut faciliter le contrôle des outils de production de l'entreprise. L'information peut être diffusée rapidement en amont afin que les prises de décision soient rapides, adaptées et efficaces. En retour, les décisions sont instantanément transmises aux unités de production, la réactivité de la chaîne de production est dès lors optimale. Pour la fonction client, le travail collaboratif permet de compiler rapidement les données et de les faire remonter, via un système CRM, vers les différents services commerciaux afin qu'ils disposent d'informations fiables et à jour sur la disponibilité des produits. On le voit bien, les nouvelles formes de travail collaboratif permettent d'interconnecter les différentes fonctions de l'entreprise entre elles, avec des outils autrement plus puissants que le téléphone ou le fax. Et pourtant, ces nouvelles habitudes de travail qui sont en train de naître au sein des entreprises ne sont que les prémisses d'un concept bien plus étendu que l'on appelle "l'entreprise réseau".

4/ Quand l'entreprise relie les systèmes et les gens

Les entreprises disposent d'un nombre sans cesse croissant d'outils favorisant la diffusion massive et en temps réel de données les plus diverses. Parallèlement, elles font de plus en plus souvent appel à du personnel externe ou des sociétés sous-traitantes, et provoquent ainsi l'éclatement partiel des équipes et des méthodes de travail. Le regroupement et l'échange des données dans et hors de l'entreprise doivent pourtant rester optimaux. Le travail collaboratif, appuyé par les NTIC et plus particulièrement le web, permet de déposer les documents de travail sur un serveur central accessible en permanence depuis n'importe quel terminal mobile et/ou distant (PC, PDA, produits nomades).
Chaque collaborateur peut alors intervenir en temps réel pour consulter, ajouter, effacer ou modifier des informations sur le serveur central.
Notons que toutes les fonctions de l'entreprise peuvent profiter des outils et systèmes de travail collaboratif. Nous citerons quelques aspects de la relation fabricants-concepteurs pour lesquels ce mode de travail se révèlera être un véritable atout : les données de fabrication d'un produit sont diffusées simultanément vers les concepteurs et les fabricants. Le concepteur peut contrôler les maquettes, les faire évoluer et ce, depuis n'importe quel endroit du globe.

5/ Des applications 'intelligentes' aux plateaux virtuels

Dans le domaine de l'automatisation, les fabricants ont depuis longtemps intégré les protocoles web dans leurs machines. En ce qui concerne le marché du progiciel, l'offre est florissante et les éditeurs proposent un choix sans cesse renouvelé de solutions dédiées au travail collaboratif. En dresser ici une liste exhaustive serait impossible. Retenons surtout qu'un nombre croissant d'entreprises intègre des progiciels de gestion de type MAO (maintenance), CAO/DAO, CRM et ERP afin que l'ensemble des intervenants puissent accéder aux données et ce, qu'ils soient dans ou hors de l'entreprise. Une tendance poussée à l'extrême dans l'industrie de l'automobile, de l'armement et de l'aéronautique, où certaines entreprises ont commencé à développer de " véritables " plateaux de fabrication virtuels ! Une nouvelle organisation du travail où chaque intervenant (concepteur, fournisseur, technicien etc) peut intervenir en permanence - et depuis n'importe quel endroit de la planète - sur le plateau de fabrication. Il est en constante relation avec le reste de l'équipe via un réseau internet haut débit. Tout un programme ! Mais cette "dynamique de groupe" qu'offrent les nouvelles formes de travail collaboratif ne doit pas devenir le capharnaüm de tous les savoirs. L'entreprise doit édicter des règles strictes de travail en commun. Il lui appartiendra de définir des standards de conception assimilables par tous, des méthodes communes de création et de modification des données ainsi qu'une hiérarchisation des interventions… donc des intervenants.

6/ Des outils seront toujours utilisés par les hommes

En fait, la question ne réside pas tant dans le choix des outils de travail collaboratif existants que dans la capacité qu'aura l'entreprise à former ses collaborateurs à l'utilisation de ces nouveaux modes de travail. Bien définir les méthodes de travail, uniformiser les procédures, offrir des procédés standard, définir une hiérarchie des décisions ainsi que les responsabilités de chaque collaborateur... Tel sera le véritable défi de l'entreprise qui souhaite s'engager dans la grande aventure du travail collaboratif.
Elle devra redéfinir les modes de travail, surmonter les éventuelles réticences dues à la perte de certaines habitudes et au manque de convivialité. Et puis, il lui faudra bien estimer le coût parfois élevé des équipements, des matériels… et de la formation des personnels.

Conclusion

Aujourd'hui, l'e-mail co-existent avec le téléphone et le fax. L'entreprise dispose d'une offre croissante de solutions informatiques pour optimiser les relations de travail. Plus loin encore, de puissants systèmes de gestion nous promettent la mise en réseau de l'ensemble des fonctions de l'entreprise... pour le bien-être de tous ses collaborateurs. N'oublions pas quand même de veiller à ne pas laisser ces derniers s'essouffler dans cette course sans fin vers le progrès...

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