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| Vous êtes ici : Focus > L'ascension du travail
collaboratif |
| L'ascension du travail collaboratif |
| L'entreprise dispose d'une offre abondante de solutions
informatiques pour optimiser les relations de travail entre ses collaborateurs.
Depuis les simples outils aux puissants systèmes de gestion
collaborative, elle n'a que l'embarras du choix. Mais avant d'investir
dans des solutions parfois coûteuses en équipements et
formations, il lui faudra obtenir l'assentiment des principaux intéressés
: les collaborateurs eux-mêmes... |
| 1/ Un
concept vieux comme... l'informatique |
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| Le travail collaboratif
est vieux comme le monde... de l'informatique. S'il est admis que,
de tous temps, l'homme a dû collaborer avec son semblable, le
concept " collaboratif " ne s'est vraiment développé
que depuis une vingtaine d'années et désigne un système
d'outils et de solutions plus ou moins élaborées qui
permettent à l'entreprise d'optimiser l'organisation du travail,
de diffuser les données et les savoirs en les mettant à
la disposition du plus grand nombre de collaborateurs. |
| 2/
Du simple outil aux systèmes les plus élaborés |
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| Parmi les outils les plus courants, on citera les
réseaux (internes, intranet, extranet, internet, peer to peer...)
et les logiciels dédiés au travail partagé (traitement
de textes, tableurs, conferencing, instant messaging, chat...) qui
permettent à un grand nombre de personnes d'interagir sur un
projet commun. L'utilisation de ces logiciels est généralement
renforcée par la mise en place de systèmes de base de
données qui optimisent la diffusion des connaissances et le
partage des compétences (bibliothèques, annuaires électroniques,
moteurs de recherche, listes de diffusion, FAQ, forums, newsgroups
etc.). Enfin, les entreprises ont de plus en plus souvent tendance
à compléter cette panoplie en intégrant de puissants
progiciels de gestion de flux (ou workflow). L'ensemble de la masse
d'informations devient alors rapidement accessible à chaque
collaborateur et ce, que ce soit dans ou à l'extérieur
de l'entreprise. |
| 3/
Abolir les frontières de l'espace... et du temps |
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En adoptant le travail collaboratif, l'entreprise
tente de s'affranchir des frontières géographiques et
repousse les limites imposées par le temps. Les différences
majeures qui subsistaient entre travail collaboratif synchrone (même
temps, même lieu) et asynchrone (moments et lieux différents)
s'estompent grâce aux NTIC et en particulier à l'internet.
En effet, le réseau des réseaux constitue un puissant
vecteur de diffusion de l'information capable d'abolir le temps et
les distances. Il permet de mettre instantanément tout type
de données (voix, audio, vidéo, etc.) à la disposition
de l'ensemble des fonctions internes et externes de l'entreprise.
Pour la fonction production, ce mode de travail peut faciliter le
contrôle des outils de production de l'entreprise. L'information
peut être diffusée rapidement en amont afin que les prises
de décision soient rapides, adaptées et efficaces. En
retour, les décisions sont instantanément transmises
aux unités de production, la réactivité de la
chaîne de production est dès lors optimale. Pour la fonction
client, le travail collaboratif permet de compiler rapidement les
données et de les faire remonter, via un système CRM,
vers les différents services commerciaux afin qu'ils disposent
d'informations fiables et à jour sur la disponibilité
des produits. On le voit bien, les nouvelles formes de travail
collaboratif permettent d'interconnecter les différentes fonctions
de l'entreprise entre elles, avec des outils autrement plus puissants
que le téléphone ou le fax. Et pourtant, ces nouvelles
habitudes de travail qui sont en train de naître au sein des
entreprises ne sont que les prémisses d'un concept bien plus
étendu que l'on appelle "l'entreprise réseau". |
| 4/
Quand l'entreprise relie les systèmes et les gens |
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Les entreprises disposent d'un nombre sans cesse
croissant d'outils favorisant la diffusion massive et en temps réel
de données les plus diverses. Parallèlement, elles font
de plus en plus souvent appel à du personnel externe ou des
sociétés sous-traitantes, et provoquent ainsi l'éclatement
partiel des équipes et des méthodes de travail. Le regroupement
et l'échange des données dans et hors de l'entreprise
doivent pourtant rester optimaux. Le travail collaboratif, appuyé
par les NTIC et plus particulièrement le web, permet de déposer
les documents de travail sur un serveur central accessible en permanence
depuis n'importe quel terminal mobile et/ou distant (PC, PDA, produits
nomades).
Chaque collaborateur peut alors intervenir en temps réel pour
consulter, ajouter, effacer ou modifier des informations sur le serveur
central.
Notons que toutes les fonctions de l'entreprise peuvent profiter des
outils et systèmes de travail collaboratif. Nous citerons quelques
aspects de la relation fabricants-concepteurs pour lesquels ce mode
de travail se révèlera être un véritable
atout : les données de fabrication d'un produit sont diffusées
simultanément vers les concepteurs et les fabricants. Le concepteur
peut contrôler les maquettes, les faire évoluer et ce,
depuis n'importe quel endroit du globe. |
| 5/ Des
applications 'intelligentes' aux plateaux virtuels |
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| Dans le domaine de l'automatisation, les fabricants
ont depuis longtemps intégré les protocoles web dans
leurs machines. En ce qui concerne le marché du progiciel,
l'offre est florissante et les éditeurs proposent un choix
sans cesse renouvelé de solutions dédiées au
travail collaboratif. En dresser ici une liste exhaustive serait impossible.
Retenons surtout qu'un nombre croissant d'entreprises intègre
des progiciels de gestion de type MAO (maintenance), CAO/DAO, CRM
et ERP afin que l'ensemble des intervenants puissent accéder
aux données et ce, qu'ils soient dans ou hors de l'entreprise.
Une tendance poussée à l'extrême dans l'industrie
de l'automobile, de l'armement et de l'aéronautique, où
certaines entreprises ont commencé à développer
de " véritables " plateaux de fabrication virtuels
! Une nouvelle organisation du travail où chaque intervenant
(concepteur, fournisseur, technicien etc) peut intervenir en permanence
- et depuis n'importe quel endroit de la planète - sur le plateau
de fabrication. Il est en constante relation avec le reste de l'équipe
via un réseau internet haut débit. Tout un programme
! Mais cette "dynamique de groupe" qu'offrent les nouvelles
formes de travail collaboratif ne doit pas devenir le capharnaüm
de tous les savoirs. L'entreprise doit édicter des règles
strictes de travail en commun. Il lui appartiendra de définir
des standards de conception assimilables par tous, des méthodes
communes de création et de modification des données
ainsi qu'une hiérarchisation des interventions… donc des
intervenants. |
| 6/ Des
outils seront toujours utilisés par les hommes |
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En fait, la question ne réside pas tant dans le choix des
outils de travail collaboratif existants que dans la capacité
qu'aura l'entreprise à former ses collaborateurs à
l'utilisation de ces nouveaux modes de travail. Bien définir
les méthodes de travail, uniformiser les procédures,
offrir des procédés standard, définir une hiérarchie
des décisions ainsi que les responsabilités de chaque
collaborateur... Tel sera le véritable défi de l'entreprise
qui souhaite s'engager dans la grande aventure du travail collaboratif.
Elle devra redéfinir les modes de travail, surmonter les
éventuelles réticences dues à la perte de certaines
habitudes et au manque de convivialité. Et puis, il lui faudra
bien estimer le coût parfois élevé des équipements,
des matériels… et de la formation des personnels.
Conclusion
Aujourd'hui, l'e-mail co-existent avec le téléphone
et le fax. L'entreprise dispose d'une offre croissante de solutions
informatiques pour optimiser les relations de travail. Plus loin
encore, de puissants systèmes de gestion nous promettent
la mise en réseau de l'ensemble des fonctions de l'entreprise...
pour le bien-être de tous ses collaborateurs. N'oublions pas
quand même de veiller à ne pas laisser ces derniers
s'essouffler dans cette course sans fin vers le progrès...
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