| Les collectivités à
l'heure du Net |
| Face à l'émergence des TIC*,
les collectivités ont su relever le défi. Progressivement,
elles mettent en place des systèmes toujours plus performants,
afin d'optimiser leur organisation interne et d'améliorer
leur relation avec les usagers. Passage en revue des nouvelles
méthodes de travail. |
| Les collectivités
s'équipent |
| L'évolution
des mentalités |
| Les collectivités s'équipent |
•
Taux d'équipement
L'ensemble des régions françaises, 92 % des départements
et 90 % des villes de plus de 50 000 habitants sont aujourd'hui
connectés au réseau des réseaux et possèdent
leur propre site Web. En novembre 2001, 4 500 sites publics
et 110 téléservices étaient recensés
et plus d'un millier de formulaires administratifs à
destination des entreprises et des particuliers étaient
consultables ou téléchargeables depuis le site
portail de l'administration (www.service-public.fr).
• Nouveaux outils... nouvelles méthodes de travail
Les TIC impliquent la mise en place de systèmes de diffusion
de données performants au sein d'une même collectivité
ou d'un groupe de collectivités. En multipliant les possibilités
d'accès et de partage de l'information, elles permettent
d'optimiser la communication interne et d'améliorer considérablement
la réactivité et l'efficacité des agents. |
• Les solutions
réseaux : Intranet et extranet
Exclusivement utilisé pour des besoins de communication
interne, l'intranet peut être défini comme un réseau
local et réservé à une communauté
d'agents. Il permet par exemple de partager l'information au
sein d'une collectivité. Il peut aussi servir de support
à un répertoire d'adresses utiles pour les agents
administratifs. Aujourd'hui, la moitié des agents de
l'Etat ont accès à un intranet et possèdent
une adresse e-mail.
L'extranet est un réseau privatif et sécurisé
directement consultable sur le Web. C'est un outil précieux
pour échanger des informations avec des acteurs externes
à la collectivité, tout en préservant la
confidentialité des données transmises. La mise
en place de partenariats locaux, par exemple dans le cadre d'une
communauté urbaine, pourra s'appuyer sur un extranet
qui mettra les informations à la disposition de tous
les partenaires.
• Les solutions logicielles : groupware et workflow
Le système de groupware assure 4 fonctions principales
communément appelées les 4 C :
- la Communication au moyen de messageries, forums, réunions
à distance.
- la Coopération qui conduit à l'élaboration
collective de documents au travers d'espaces virtuels.
- la Coordination des équipes qui est assurée
à l'aide d'outils actualisables en temps réel
(agendas, plannings...).
- la Collaboration qui implique la mise en commun de bases de
données
Le workflow est un outil d'aide à la gestion des procédures
administratives impliquant plusieurs acteurs, plusieurs documents
ou plusieurs tâches. Il permet de mettre en place des
modèles de travail afin de coordonner les activités
de chaque poste et d'assurer leur parfaite inter-connexion avec
les systèmes d'informations. La recherche d'une fourniture,
la prise d'une commande et sa validation peuvent par exemple
être gérées par le biais d'un système
de workflow. |
| L'évolution des mentalités |
•
Une réorganisation des méthodes de travail
Les collectivités se trouvent face à un défi
organisationnel et managérial conditionné par
une évolution profonde des mentalités. L'accessibilité
à un volume croissant d'informations et la mise en place
de solutions logicielles spécifiques font naître
des pratiques nouvelles et de nouveaux métiers pour gérer
les outils TIC et sécuriser les systèmes d'informations.
Ces bouleversements nécessitent une formation quasi constante
des agents et une réorganisation de leur travail.
• Un chantier d'avenir
L'intégration des TIC dans le paysage des collectivités
est un projet de grande envergure qui s'inscrit dans la durée.
Il est à la mesure du pari relevé par la puissance
publique : donner aux citoyens et aux entreprises une information
instantanée et pertinente, et simplifier les démarches
administratives tout en harmonisant l'organisation des services. |
| EXTRANET
: réseau Internet privé partagé par une
entreprise et ses acteurs externes privilégiés
INTRANET : réseau de communication interne à
une entreprise, utilisant les standards en vigueur sur Internet
GROUPWARE : ensemble de suites logicielles qui permettent
à un groupe de personnes de travailler en commun
TIC : Technologies d'Information et de Communication
WORKFLOW : informatisation des processus de travail où
les données et les tâches sont passées
d'un participant à un autre selon des règles
et des procédures définies
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| A QUI S'ADRESSER POUR EN SAVOIR
PLUS |
| www.lettreicl.com
www.lagazettedescommunes.com
www.artesi-idf.com
www.carrefourlocal.org
www.cnfpt.fr/pages_local/index.phtml
(centre national de la fonction publique et territoriale)
www.telecomville.org
(observatoire des télécommunications dans la
ville)
www.territorial.fr
(lettre du cadre territorial)
www.adminet.fr/local
(CAWA - le club des collectivités locales)
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