• Les solutions réseaux : Intranet et extranet

Exclusivement utilisé pour des besoins de communication interne, l'intranet peut être défini comme un réseau local et réservé à une communauté d'agents. Il permet par exemple de partager l'information au sein d'une collectivité. Il peut aussi servir de support à un répertoire d'adresses utiles pour les agents administratifs. Aujourd'hui, la moitié des agents de l'Etat ont accès à un intranet et possèdent une adresse e-mail.

L'extranet est un réseau privatif et sécurisé directement consultable sur le Web. C'est un outil précieux pour échanger des informations avec des acteurs externes à la collectivité, tout en préservant la confidentialité des données transmises. La mise en place de partenariats locaux, par exemple dans le cadre d'une communauté urbaine, pourra s'appuyer sur un extranet qui mettra les informations à la disposition de tous les partenaires.

• Les solutions logicielles : groupware et workflow

Le système de groupware assure 4 fonctions principales communément appelées les 4 C :
- la Communication au moyen de messageries, forums, réunions à distance.
- la Coopération qui conduit à l'élaboration collective de documents au travers d'espaces virtuels.
- la Coordination des équipes qui est assurée à l'aide d'outils actualisables en temps réel (agendas, plannings...).
- la Collaboration qui implique la mise en commun de bases de données

Le workflow est un outil d'aide à la gestion des procédures administratives impliquant plusieurs acteurs, plusieurs documents ou plusieurs tâches. Il permet de mettre en place des modèles de travail afin de coordonner les activités de chaque poste et d'assurer leur parfaite inter-connexion avec les systèmes d'informations. La recherche d'une fourniture, la prise d'une commande et sa validation peuvent par exemple être gérées par le biais d'un système de workflow.

• Une réorganisation des méthodes de travail

Les collectivités se trouvent face à un défi organisationnel et managérial conditionné par une évolution profonde des mentalités. L'accessibilité à un volume croissant d'informations et la mise en place de solutions logicielles spécifiques font naître des pratiques nouvelles et de nouveaux métiers pour gérer les outils TIC et sécuriser les systèmes d'informations. Ces bouleversements nécessitent une formation quasi constante des agents et une réorganisation de leur travail.

• Un chantier d'avenir

L'intégration des TIC dans le paysage des collectivités est un projet de grande envergure qui s'inscrit dans la durée. Il est à la mesure du pari relevé par la puissance publique : donner aux citoyens et aux entreprises une information instantanée et pertinente, et simplifier les démarches administratives tout en harmonisant l'organisation des services.