ACHETEURS INFO : Pourquoi le Conseil Général des Hauts-de-Seine a-t-il souhaité mettre en place la carte d'achat ?
Marianne Vercamer : En mettant en place la carte d'achat, le Conseil Général des Hauts-de-Seine a souhaité moderniser le processus d'achat depuis la commande jusqu'au paiement.

A.I. : Comment et avec qui, en interne comme en externe, avez-vous évalué votre besoin réel de carte d'achat ?
M.V. : La mise en place de la carte d'achat a été impulsée par le Directeur Général des Services. Un comité de pilotage, composé des représentants des Directions des Finances, Achats, Systèmes d'Information, s'est réuni pour prendre les décisions stratégiques, préparées par le comité de projet. Le comité de projet, composé d'un noyau dur de représentants des Directions des Finances, Achats, Systèmes d'Information, élargi autant que de besoins aux autres Directions, telles que Ressources humaines, Marchés publics, Paierie départementale, a évalué le besoin réel de carte d'achat. En particulier, la cartographie des achats a été réalisée en interne par le Département Finances. Les cahiers des charges informatiques ont été le fruit d'un travail interne mené par le Département Finances et la Direction des Systèmes d'Information. Pour la rédaction du marché visant à sélectionner l'établissement financier, le Conseil Général s'est appuyé sur l'expérience d'autres collectivités ainsi que le concours du Minéfi et de l'APECA.

A.I. : Quels objectifs avez-vous alloués à la carte d'achat ?
M.V. : Les objectifs alloués à la carte d'achat sont multiples ; moderniser le processus d'achat en dématérialisant l'achat depuis la commande jusqu'au paiement, diminuer les délais de paiement, accroître la sécurité juridique dans la gestion financière des marchés publics, responsabiliser les gestionnaires de crédits, bénéficier d'un puissant outil de reporting, diminuer les coûts de gestion des stocks, améliorer la qualité de l'achat public, participer au développement durable en diminuant l'utilisation du papier.

A.I. : Quels sont, selon vous, les points incontournables à inclure à l'appel d'offres pour obtenir les meilleures prestations possibles des structures opérationnelles de traitement des informations comme des intermédiaires financiers ?
M.V. : Les points incontournables à inclure dans le marché de mise en concurrence des établissements financiers concernent la solution technique de l'offre, la qualité de l'équipe dédiée au sein de l'établissement financier pour l'accompagnement du groupe projet, le niveau de restitution des informations et les coûts de la solution proposée.

A.I. : Combien de temps s'est-il écoulé entre le début de votre réflexion et la date de la mise en place opérationnelle du système ?
M.V. : Une étude de faisabilité sur la mise en place de la carte d'achat a été réalisée par deux stagiaires, avant la parution du décret d'octobre 2004. Puis le projet est resté en sommeil. Le lancement réel du projet date de janvier 2006. Après un an de réflexion et d'intense travail de préparation mené par le chef du programme carte d'achat, la mise en place du système a été opérationnelle. Une phase pilote a démarré en février 2007, avec l'utilisation des premières cartes remises aux porteurs. Une phase de généralisation a concrétisé la mise en place opérationnelle du système à l'ensemble des services du Conseil Général, au 1er juillet 2007.

A.I. : Le Conseil Général des Hauts-de-Seine, disposait-il déjà d'un panel de fournisseurs acceptant la carte d'achat ? Si non, avez-vous dû devenir prescripteur du système auprès de vos fournisseurs " habituels " ou en trouver de nouveaux ?
M.V. : Le Conseil Général a profité du renouvellement de son marché de fournitures de bureau, pour l'exécuter par carte d'achat. Le titulaire du marché ayant prévu ce mode de paiement dans le marché, les modalités de mise en place de la carte d'achat ont été facilitées. Aujourd'hui, tous les services du Conseil Général sont impactés par l'utilisation de la carte d'achat qui ne concerne qu'un seul fournisseur titulaire d'un marché transversal. L'élargissement de la carte d'achat à d'autres fournisseurs fera l'objet de l'étape suivante du projet, qui nécessite au préalable une phase d'analyse et de retour d'expérience.

A.I. : Comment a été accueillie la carte d'achat par les agents de votre collectivité détenteur d'une carte ?
M.V. : D'une façon générale, les porteurs de cartes ont accueilli favorablement la carte d'achat. Son utilisation leur apporte beaucoup de souplesse dans l'approvisionnement. Au démarrage du système, quelques porteurs mal ciblés ont suscité des incompréhensions passagères qui ont été rapidement levées avec la nomination des porteurs adéquats.

A.I. : Après une première période d'exploitation, pensez-vous que les objectifs définis ont été atteints ? Si non, lesquels et pour quelles raisons selon vous ?
M.V. : Après une première période d'exploitation, les principaux objectifs définis sont globalement atteints, notamment :
- la simplification de la passation de la commande et l'autonomie d'approvisionnement ;
- la réduction des délais de paiement ;
- la modernisation du processus d'achat, avec le début de la dématérialisation de la commande jusqu'au paiement ;
- la sécurisation juridique du suivi financier du marché ;
D'autres objectifs ne sont pas encore mesurés tels que la réduction des coûts de gestion, la responsabilisation des gestionnaires de crédits, l'amélioration de la qualité de l'achat public. Une batterie d'indicateurs reste à mettre en place pour évaluer les autres avantages attendus de la carte d'achat.

A.I. : Selon vous, quels critères indispensables doit-on vérifier avant toute démarche visant à mettre en place la carte d'achat dans une collectivité territoriale ?
M.V. : Quelle que soit la taille de la collectivité, il convient de vérifier l'adhésion au projet des élus et de la hiérarchie, la performance de la Direction Informatique et de la Direction des Finances, la capacité des agents à participer à la conduite du changement, la fiabilité des fournisseurs en matière de livraisons et de facturations, l'étroite collaboration entre l'ordonnateur et le comptable public, et peut-être avant tout, la compétence et la solidité du chef de projet "carte d'achat".