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Carte achat :
comprendre, choisir et mettre en place la carte achat |
| Si on qualifie de « stratégique » la fonction achats, c’est en raison des flux financiers qu’elle génère. La performance des achats se traduit donc, directement, dans les comptes. Seulement, les marges de négociation ne sont pas extensibles… Désormais, les gisements de performance se trouvent dans la réduction des coûts des traitements administratifs et dans la simplification des processus. D’où, l’intérêt de la carte achat, qui permet de générer d’importantes économies (en moyenne supérieures à 50 %) dans le traitement des transactions. Face à ce constant, sphère publique et privée, acheteurs et fournisseurs, s’intéressent à cet outil. ACHETEURS INFO a réalisé ce dossier afin de vous permettre, que vous soyez acheteurs et/ou fournisseurs, de mieux appréhender ses avantages. |
| - Dossier réalisé en partenariat avec APECA - |
| La carte achat en 15 questions ! |
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| Qu’est-ce qu’une carte achat ? |
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| La carte d'achat est un moyen de paiement confié à certains salariés, mandatés par leur organisation pour effectuer des achats auprès de fournisseurs identifiés. Mais c’est surtout un outil de gestion et d'optimisation du processus de traitement administratif des achats hors production, qui présente l'avantage, à la différence d'une carte privative, de ne pas être restreinte à une seule enseigne, mais d'être utilisable chez de multiples fournisseurs. |
| Quel est l’intérêt d’une carte achat ? |
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| La carte d'achat permet de simplifier les processus d'achat et de responsabiliser les acheteurs, en leur donnant plus d'autonomie. Ceci permet, par exemple, de recentrer les acheteurs sur la sélection des meilleurs fournisseurs ou le traitement des appels d'offre plus stratégiques. Elle permet de réduire les coûts de gestion, côté acheteurs et de diminuer considérablement les délais de règlement, côté fournisseurs. |
| La mise en place est-elle simple ? |
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| Relativement ! Comme dans tout projet d'entreprise, il faut s'assurer d'une bonne collaboration entre les services concernés, et d'une communication efficace, pour que les objectifs soient compris par tous et éviter les résistances au changement… |
| Que peut-on acheter avec une carte achat ? |
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| Elle a été conçue pour répondre au besoin de gestion des achats hors production : fournitures de bureau, coursiers, intérim, matériel informatique, etc. Des achats qui, n'entrant pas dans la chaîne d'approvisionnement de l'entreprise, fréquents et répétitifs, génèrent un grand nombre de factures. |
| A qui confier une carte achat ? |
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| C'est à l'organisation acheteuse de le déterminer, en fonction de ses processus internes et du type d'achats pratiqués : cela peut-être une assistante qui gère les achats des fournitures ou l’intérim, un responsable achat d'un service technique… |
| Quelles différences avec une carte bancaire pour particuliers ? |
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| L'usage de la carte d'achat s'effectue sous la responsabilité de l'entreprise. Le montant des dépenses initiées par la carte est débité sur le compte bancaire de l’organisation acheteuse. L'organisation acheteuse détermine les règles de gestion (contrôles, limites, etc.) qu'elle souhaite voir appliquer aux utilisateurs de la carte. Une information détaillée et enrichie est fournie (via relevés électroniques ou papier) aux fournisseurs et aux acheteurs. |
| Comment obtenir une carte achat ? |
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| En s'adressant à l’établissement financier avec qui l'entreprise ou l'organisation, souhaitant équiper ses collaborateurs, souscrit un contrat commercial définissant les règles de gestion et les conditions d'utilisation. |
| Chez tous les fournisseurs et commerçants, préalablement désignés, qui acceptent la carte d'achat du réseau concerné. En fonction de la politique de gestion qu'elle souhaite mettre en œuvre, chaque organisation acheteuse peut décider de restreindre le choix des fournisseurs à un sous ensemble. |
| Quels services fournit la carte achat ? |
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La gestion entière du processus de commande et d'approbation, qui peut être ainsi délégué et contrôlé automatiquement. Une fois les règles de gestion (plafonds et autorisation) fixées par l'organisation, le processus de commande est totalement allégé, comme s'il était « externalisé » à l'établissement financier émetteur de la carte.
Le service de paiement proposé.
La fourniture d'un système d'information complet sur les achats, attaché à la carte d'achat avec des outils d'analyse sur les relevés de dépenses, pour un suivi et une rationalisation de dépenses.
L’ agrégation périodique de tous les montants de facturation regroupés en un relevé d'opérations unique, directement intégrable dans le système d'information comptable de l'acheteur. |
| Quels sont les risques de fraude ? |
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| Faible ! Le niveau de sécurité de la carte d'achat est celui de toutes les cartes de paiement bancaires. De surcroît, des contrôles supplémentaires augmentent encore ce niveau de sécurité. Les retraits d'argent peuvent être bloqués. La carte ne fonctionne qu’avec les fournisseurs que l'entreprise a référencés. La carte est nominative avec une adresse de livraison associée. Enfin, les paramètres associés à la carte limitent son utilisation. |
| L’organisation acheteuse peut-elle perdre le contrôle des achats ? |
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| Non. La carte achat a été conçue pour décentraliser les processus d'achats, en responsabilisant les acheteurs. Son système de gestion permet la mise en œuvre de limites (par utilisateurs, fournisseurs, types de produits, etc.) pour gérer les achats. Chacune des transactions fait l'objet de contrôles à priori, lors de la demande d'autorisation de paiement. Les données de gestion, offrent, tant à l'acheteur qu'à son encadrement, une vision synthétique des transactions et des outils d'analyse. |
| Est-ce un simple outil de paiement ? |
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| C’est surtout un outil de gestion qui permet de gérer, à moindre coût, le processus de commande et d'approbation, avec un système d'information associé. Ce dernier permet une analyse des données centralisées sur les achats, une intégration comptable dans le système d'information de l'acheteur, voire la dématérialisation fiscale de la facture. |
| Qu’en est-il de la dématérialisation fiscale ? |
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| La carte achat constitue une étape vers la dématérialisation complète de la facture, au sens fiscal du terme. Dans ce sens, la plupart des offres de services, autour de la carte achat, proposées par les établissements financiers, comporte une offre de dématérialisation fiscale des factures. |
| Qui sont les acteurs du système carte achat ? |
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Le système carte achat repose sur 4 acteurs :
Les fournisseurs : la carte achat est, pour eux, une garantie de paiement rapide (quelques jours après la télécollecte des opérations) en contrepartie d’une commission payable à leurs établissements financiers.
Les structures opérationnelles de traitement des informations qui développent des solutions techniques d’acquisition des transactions par carte achat pour les fournisseurs.
Les établissements financiers : ils constituent l’intermédiaire technique et financier entre les acheteurs et les fournisseurs. Ils émettent et gèrent les cartes pour le compte des acheteurs.
Les acheteurs : les cartes achat étant détenues par des personnes physiques pour le compte d'une entreprise, le contrat lie une personne morale à l'établissement financier émetteur de la carte. C'est donc sous l'autorité de cette personne morale, qui définit les règles de gestion de la carte, que les porteurs de carte l’utilisent. Pour les organisations acheteuses, les conditions d’obtention dépendent des conditions contractuelles pratiquées par leur établissement financier.
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| Quels sont les principes de fonctionnement de la carte achat ? |
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| La simplicité ! Une fois la phase d'enregistrement d'un utilisateur réalisée, le fonctionnement s'effectue en 4 grandes phases : la transaction ; le paiement ; l'agrégation et la transmission des données de facturation ; la dématérialisation de la facture. |
| Acheteurs : Comment évaluer votre besoin de carte achat ? |
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| En règle générale, la carte achat est simple et rapide à mettre en œuvre. Elle nécessite tout de même que l’on se consacre, avant tout, à une indispensable phase de réflexion menée par une équipe de projet, réduite, afin de bien comprendre ce que votre entreprise peut attendre de la carte d’achat. Une phase préparatoire qui peut s’effectuer durant un laps de temps court. Voici, en quelques étapes, le processus à suivre ! |
C’est un poncif que de le dire, mais avant toute chose, il importe de bien s’informer sur la carte achat et les avantages qu’elle peut procurer à votre organisation. Il existe à ce sujet de nombreuses ressources, disponibles sur le net, vous pouvez aussi consulter votre établissement financier. Ensuite, il faut savoir que si les avantages de la carte achat sont spécifiques à chaque organisation, quelques constantes demeurent pour tous, comme :
l’optimisation du processus d’achat (diminution des délais d’approvisionnements, suppression des coûts liés à la commande et à l’approbation, consolidation des factures de plusieurs fournisseurs sur une facture globale, meilleure résolution des contestations par centralisation de l’information),
le meilleur respect de la politique d’achat (rationalisation des fournisseurs grâce à une vision globale, meilleure capacité d’analyse des dépenses, diminution des prix grâce au regroupement des fournisseurs),
la décentralisation du processus d’achat (meilleure responsabilisation de l’acheteur, meilleur délai de livraison avec la diminution du temps de commande),
la diminution des coûts de facturation (meilleure gestion de la T.V.A., réduction des coûts de gestion liés à la dématérialisation fiscale).
Mieux qu’un moyen de réduire les coûts la carte achat doit aussi être vue comme une opportunité de mettre à plat le processus de commande et de facturation afin de les simplifier et de les optimiser. |
| Evaluer précisément votre besoin |
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| Ici, il convient d’analyser rapidement le processus d’achat, le portefeuille de fournisseurs et d’étudier la typologie des factures. Il s’agit de se concentrer sur les achats hors production, ou achats non-stratégiques. Au sein de ces achats hors production, la part en nombre de transaction des achats de faibles montants est souvent prépondérante, avec des procédures d'achats trop lourdes et trop complexes au regard de l'enjeu qu'ils représentent. Des études à ce sujet montrent que le coût de traitement des achats peut être compris entre 50 et 150 € suivant que l’on prend en compte ou non la facturation, le paiement et la résolution des litiges… C’est donc une mesure à effectuer au sein de votre entreprise pour mesurer le bénéfice que peut apporter la mise en place d’une solution carte achat.
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| Souhaitez-vous favoriser le respect d’une politique d’achats ? Voulez-vous responsabiliser les bénéficiaires finaux en décentralisant la fonction achat au plus près des besoins des services opérationnels ? Désirez-vous dégager les acheteurs des activités chronophages, sans réelle valeur ajoutée pour l’organisation ? Souhaitez-vous diminuer les coûts de traitement des commandes et des factures associées ? Souhaitez-vous dématérialiser l’ensemble du processus jusqu’à la facture y compris au sens fiscal du terme ? Autant d’interrogations auxquelles vous devez répondre en leur affectant des priorités… tout en précisant le périmètre du projet ! A ce stade, une phase pilote est souhaitable pour laquelle il convient de définir le ou les services qui serviront de pilote avant la phase déploiement, le type de biens par lequel vous souhaitez démarrer et les fournisseurs privilégiés avec lesquels travailler en priorité.
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| Constituer un argumentaire économique |
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| Ces phases préparatoires permettent d’élaborer un argumentaire économique pour la Direction établissant les coûts à engager (comprenant les coûts de fonctionnement et de mise en œuvre) et les résultats escomptés (diminution des coûts de gestion, gains d’efficacité dans les traitements, réduction des délais, réallocation des ressources engagées). Ce travail permet in fine la rédaction d’un cahier des charges utile pour la sélection du partenaire financier indispensable à la mise en place du programme…
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| Choisir une offre et un prestataire de service |
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| La mise en œuvre de la carte achat passe par le choix de l’établissement financier avec lequel l’entreprise souhaitera contracter. Il convient donc d’étudier toutes les offres en détail pour déterminer celle qui correspondra le mieux aux besoins décrits et offrira une structure de coûts optimale… S’appuyer sur le cahier des charges préalablement rédigé est nécessaire afin de présenter l’entreprise, les objectifs poursuivis, le périmètre du projet, décrire les outils de gestion budgétaire, financière et comptable de l’organisation… Ce cahier des charges doit aussi préciser la description fonctionnelle des produits et les caractéristiques des outils de gestion associés, la compétence et la disponibilité des équipes en charge, les caractéristiques des solutions logicielles lorsqu’elles existent, le détail des services associés, la politique de référencement fournisseur appliquée par le réseau d’acceptation correspondant…
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| Fournisseurs : Avantages à mettre en place la carte achat |
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| Dans la mise en place de la carte achat en France, le rôle des fournisseurs est essentiel ! Pivot indispensable de nouveau système, la réussite de la carte achat ne peut passer que par eux ! Mais c’est avant tout, pour les fournisseurs, un système possédant de réels atouts…
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| La gestion d’un compte client n’est pas toujours tout repos ! Entre l’édition des factures, les relances, les paiements à 90 jours… L’ensemble de ces opérations prend du temps et coûte de l’argent. Dans un tel contexte, la mise en place de la carte achat est une véritable opportunité pour les fournisseurs. |
| Un avantage concurrentiel |
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| Aujourd’hui les politiques d’achat hors production de certaines sociétés, comme des collectivités ou établissements publics (depuis la parution du décret n°2004-114 du 26 octobre 2004) peuvent s’axer sur la carte achat. En effet, la carte achat gère des familles d’achat pour lesquelles il existe un grand nombre de commandes récurrentes de faible montant avec souvent un panel de fournisseurs éclaté. Un des objectifs de la carte achat, pour ces organisations acheteuses est de réduire ce panel en faisant bénéficier un ou plusieurs fournisseurs de l’effet volume. Face à ces organisations, la carte achat représente donc un avantage concurrentiel de première importance…
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| Pour les fournisseurs qui la possèdent, la carte d’achat est un atout dans la mise en place de contrats avec des organisations acheteuses. Au-delà, elle présente aussi, pour eux de nombreux avantages. Parmi lesquels on trouve la garantie de paiement des livraisons effectuées et un raccourcissement des délais de paiement (30, 60, voire 90 jours en moyenne avec les moyens de paiement classiques, contre 5 à 20 jours avec la carte achat). Avec les données de paiement transférées (il existe 4 niveaux, lire encadré), permettant l’autorisation de l’établissement financier teneur du compte, le fournisseur a l’assurance d’être payé rapidement par sa banque. Ce qui lui permet d’améliorer sa trésorerie et de gagner du temps (plus de relances clients, ni de litiges de facturation à gérer). |
| Auprès de qui s’adresser ? |
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| Dans un premier temps, afin de vous guider dans votre démarche, vous pouvez contacter l’Association des Professionnels Européens de la Carte d’Achat (APECA). Cette association vous permet de mieux appréhender le champ d’application de la carte achat. A ce titre, l’APECA a publié récemment un cahier pédagogique dédié aux fournisseurs. Ensuite, par l’intermédiaire de votre banque, vous pouvez assurer la mise en place du système.
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| On le voit les enjeux de la carte achat sont d’importance ! Loin d’être un gadget, elle recouvre, pour les fournisseurs, bien des avantages dont ils peuvent tirer bénéfices… Comme il fut bon, pour tous les commerçants, de tenir compte des avantages des cartes de paiement privatives, dont on connaît aujourd’hui le succès. |
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| Données de paiement transférées : 4 niveaux ! |
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niveau I : correspond aux données habituelles des transactions de paiement,
niveau II : idem niveau I, plus les références clients et fournisseurs et le montant total de la TVA,
niveau III : idem niveau II plus les numéros de commande, de facture, centre des coûts, adresse de facturation ainsi que le détail des lignes de facturation,
niveau IV : en plus des données de niveau III, les données sont transférées vers une plate-forme de dématérialisation fiscale. |
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| Où s'informer ? |
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Information pour la sphère publique et privée, auprès de l’APECA (Association des Professionnels Européens de la Carte d’Achat), www.association-apeca.org
Information pour la sphère publique, auprès du MINEFI (MINistère de l’Economie, des Finances et de l’Industrie), à l’adresse suivante www.colloc.minefi.gouv.fr |
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