Actuellement, la procédure d’exécution de l’achat public se caractérise par sa centralisation, son morcellement (entre plusieurs acteurs intervenant entre l’auteur de la commande et le fournisseur), la production et la circulation de documents papiers divers sur l’activité de commande de chaque service. Des procédures souvent longues, coûteuses et préjudiciables tant aux partenaires du service public (fournisseurs), qui en subissent les coûts et les délais, qu’au personnel des services (critique particulièrement avérée pour les achats de petits montants ou non stratégiques : produits standards, fournitures de bureau, services, réservations de voyage, divers produits d’entretien ou de réparation… en somme tous produits ne contribuant pas directement à la mission de l’organisation, mais essentiels pour le maintien de son activité). En effet, on constate que les achats de moins de 150 € représentent pour les services de l’Etat, des collectivités territoriales et des établissements publics, plus des 2/3 de leur activité de commande, mais seulement… 4% de la valeur des achats ! Une situation à mettre en parallèle des études préalables menées par la Direction Générale de la Comptabilité Publique qui estime que le traitement d’une commande publique - commande proprement dite et exécution du paiement - génère un coût fixe de l’ordre de 80 €, coût qui croit ensuite progressivement en fonction du montant de l’achat. Il faut que le montant de la facture atteigne 1500 € pour que le coût complet de la commande représente moins de 5 % du montant de la facture.

▪ Acheteur public / fournisseur : le fournisseur doit obligatoirement être référencé, cela signifie qu’il est inclus dans une liste finie de prestataires auprès desquels l’acheteur public commande. Cette liste est établie par le service « achats » et tous les agents doivent s’y référer…

▪ Fournisseur / opérateur (bancaire) de carte d’achat : le commerçant doit adhérer au réseau de l’opérateur bancaire.

▪ Acheteur public / opérateur (bancaire) de carte d’achat : relation pouvant faire l’objet d’un marché de services, cette relation est impérative car c’est l’opérateur bancaire qui délivre les cartes d’achat.

▪ Acheteur public / comptable public d’une part et opérateur (bancaire) de carte d’achat / comptable public d’autre part.

Une fois ces relations définies, l’opérateur bancaire délivre les cartes aux agents que l’acheteur public juge utile de doter. De suite, les agents peuvent commander directement auprès des fournisseurs, par tout moyen convenu par l’acheteur public. Un système informatique implanté par l’opérateur bancaire chez le fournisseur vérifie, avant l’enregistrement définitif, que le porteur de la carte est habilité à passer commande. Une fois la commande autorisée, le fournisseur procède à la délivrance ou à la livraison du bien ou du service, et transmet à l’opérateur bancaire les données détaillées de sa prestation… L’opérateur bancaire lui avance alors les fonds correspondant à la facture émise et stocke les données de facture qui lui ont transmises. Puis, il présente périodiquement à l’ordonnateur l’ensemble des données de facture qu’il a collecté… Des données qui sont mandatées pour paiement par le comptable public.

Un tel mode de fonctionnement a fait l’objet, on s’en doute, d’une étude « grandeur nature ». Une expérimentation, menée en 2002 et 2003 sur neuf sites pilotes, a montré que la mise en place d’un programme carte d’achat nécessite une réflexion fond sur les processus de commande et de paiement, avec l’implication d’un chef de projet qui devra suivre une méthodologie qui a fait ses preuves dans d’autres organisations, avec des tâches précises à réaliser dans un ordre précis (lire encadrés). D’autre part, la commande par carte d’achat en apportant la dématérialisation et l’automatisation de nombreuses tâches, présuppose un équipement technique et une révision des processus de traitement et de facturation des fournisseurs… qui de ce fait ne seront prêts à franchir le pas que, outre un délai de paiement réduit (de 90 jours à quelques jours avec la carte d’achat) dans la mesure où d’importants flux de commande seront générés par l’ensemble des acheteurs publics… et privés.

De plus, l’expérience menée a montré que les agents publics porteurs de Carte d’achat étaient des utilisateurs satisfaits… La Carte d’achat les responsabilise, leur permet de satisfaire plus vite leurs besoins professionnels et d’assurer ainsi, au mieux, leur mission. Elle leur simplifie l’exercice de leur activité, en s’affranchissant des complexités des processus antérieurs.

En conclusion, on le voit, l’usage de la carte d’achat est particulièrement recommandé dans le cadre de marchés publics de biens et services simples et récurrents… et offre de nombreux avantages tant en gain de temps qu’en matière économique, ce tant pour les collectivités que pour les fournisseurs. Des avantages qui devraient permettre une mise ne place rapide de ce système.