A la différence d'une carte bancaire classique, la carte d'achat s'inscrit dans un processus structuré, depuis la définition de la politique d'achat jusqu'à la livraison, de la validation du paiement jusqu'à la transmission de la facture. Elle suppose l'accord ainsi que l'installation d'outils de gestion et des liaisons informatiques entre tous les acteurs concernés : acheteurs, fournisseurs et banques. En effet, une carte d'achat intervient à toutes les étapes, de manière totalement transparente pour les utilisateurs.

Fonctionnellement, la carte d'achat permet de régler tout type d'achats. En revanche, puisqu'il s'agit d'un mode de paiement direct, elle n'est pas adaptée aux commandes d'un montant élevé, qui supposent un accord préalable ou une procédure spécifique. Par ailleurs, comme l'un de ses principaux atouts est d'alléger les traitements administratifs, elle présente tout son intérêt pour les biens et services de fonctionnement non stratégiques, courants et récurrents, le plus souvent de faible montant. A titre d'exemple, peuvent être concernés les fournitures de bureau, le petit matériel informatique, les consommables, les fournitures industrielles, le petit outillage, mais aussi l'intérim, la formation, la messagerie et le fret, l'hygiène et la sécurité, etc.

L'automatisation du paiement apportée par le système carte d'achat supprime le lourd processus d'achat traditionnel : demande d'achat interne, émission des ordres de paiement, traitement des factures papier, etc. Selon une étude réalisée par le cabinet Deloitte & Touche, la carte achat permet d'économiser environ 50 euros par commande sur un coût total de traitement estimé à 70 euros dans un circuit traditionnel.

Grâce à la carte d'achat, tous les paramètres d'utilisation, comme la définition des plafonds (par période, par type de biens ou services, etc.) ou le référencement des fournisseurs et des produits retenus sont définis au préalable. Il est donc possible de déléguer l'acte d'achat aux utilisateurs directement concernés, en étant assuré du respect des procédures. Chaque service peut donc passer ses propres commandes selon ses besoins.

Du bon de commande au règlement, en passant par la livraison et l'émission de la facture, toutes les données circulent sous forme numérique. Les informations peuvent donc être récupérées dans les outils de gestion informatique existants.

Les avantages pour les fournisseurs sont les mêmes que pour les acheteurs : réduction des coûts administratifs (estimés à 23 euros par commande) et accélération de processus. S'y ajoutent la certitude du paiement et une réduction importante des délais de règlement : 4 jours contre 75 en moyenne nationale.

Ces solutions, lancées dans les années 80, sont aujourd'hui très répandues sur les marchés anglo-saxons (Etats-Unis, Canada, Royaume-Uni) et en Europe du Nord, tant dans le secteur privé qu'en sphère publique, sous le terme générique de Purchasing Card. En France, nous n'en sommes qu'aux premiers pas (voir encadré : Neuf sites pilotes). Mais le déploiement est envisagé dès l'année prochaine sur une grande échelle.

En raison des spécificités du code des marchés publics, il est nécessaire que la mise en place de ce type de moyen de paiement ne soit pas considéré comme restrictif pour l'accès des fournisseurs aux commandes publiques. Il est donc nécessaire de proposer une solution standardisée, pour ne pas mettre des solutions incompatibles en concurrence. En revanche, il est intéressant de constater qu'aux Etats-Unis ou au Royaume Uni, c'est l'administration qui a joué un rôle moteur dans le développement de la carte d'achat, aujourd'hui largement adoptée par les entreprises.

Les autorités communautaires ont déjà montré une volonté de normalisation pan-européennes des solutions de paiement électronique d'une manière générale et de la carte d'achat en particulier. Certains pays européens, comme l'Espagne, sont déjà bien engagés dans le processus. Les expériences déjà menées en France et le déploiement prochain de solutions opérationnelles serviront de base à cette normalisation.