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au service des collectivités |
| La carte d'achat au service des collectivités |
| Les achats portant sur des petits montants unitaires,
comme les fournitures de bureau, engendrent un coût de traitement
disproportionné. Face à ce problème, la carte
achat est une solution simple et efficace, qui devrait se développer
dans les collectivités dès 2004. Le point en dix questions. |
| La carte d'achat est un moyen de paiement des biens
et services non stratégiques, pour des commandes de faibles
montants mais générant un nombre important de factures.
La carte d'achat est confiée directement à l'utilisateur
final, qui peut l'employer comme une carte bancaire courante, aussi
bien pour un règlement sur place que pour des achats à
distance, quel que soit le mode de commande : téléphone,
fax, Internet, etc. La carte d'achat est émise par des banques
affiliées aux organismes tels que MasterCard et Visa. Ce type
de carte est également proposé par American Express. |
| A la différence d'une carte bancaire classique,
la carte d'achat s'inscrit dans un processus structuré, depuis
la définition de la politique d'achat jusqu'à la livraison,
de la validation du paiement jusqu'à la transmission de la
facture. Elle suppose l'accord ainsi que l'installation d'outils de
gestion et des liaisons informatiques entre tous les acteurs concernés
: acheteurs, fournisseurs et banques. En effet, une carte d'achat
intervient à toutes les étapes, de manière totalement
transparente pour les utilisateurs. |
| 3.
Que peut-on régler avec une carte d'achat ? |
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| Fonctionnellement, la carte d'achat permet de régler
tout type d'achats. En revanche, puisqu'il s'agit d'un mode de paiement
direct, elle n'est pas adaptée aux commandes d'un montant élevé,
qui supposent un accord préalable ou une procédure spécifique.
Par ailleurs, comme l'un de ses principaux atouts est d'alléger
les traitements administratifs, elle présente tout son intérêt
pour les biens et services de fonctionnement non stratégiques,
courants et récurrents, le plus souvent de faible montant.
A titre d'exemple, peuvent être concernés les fournitures
de bureau, le petit matériel informatique, les consommables,
les fournitures industrielles, le petit outillage, mais aussi l'intérim,
la formation, la messagerie et le fret, l'hygiène et la sécurité,
etc. |
| 4. Comment
la carte d'achat permet-elle de réduire les coûts administratifs
? |
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| L'automatisation du paiement apportée par
le système carte d'achat supprime le lourd processus d'achat
traditionnel : demande d'achat interne, émission des ordres
de paiement, traitement des factures papier, etc. Selon une étude
réalisée par le cabinet Deloitte & Touche, la carte
achat permet d'économiser environ 50 euros par commande sur
un coût total de traitement estimé à 70 euros
dans un circuit traditionnel. |
| 5.
Comment la carte d'achat permet-elle de gagner du temps ? |
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| Grâce à la carte d'achat, tous les paramètres
d'utilisation, comme la définition des plafonds (par période,
par type de biens ou services, etc.) ou le référencement
des fournisseurs et des produits retenus sont définis au préalable.
Il est donc possible de déléguer l'acte d'achat aux
utilisateurs directement concernés, en étant assuré
du respect des procédures. Chaque service peut donc passer
ses propres commandes selon ses besoins. |
| 6.
Comment la carte d'achat s'intègre-t-elle dans le système
informatique ? |
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| Du bon de commande au règlement, en passant
par la livraison et l'émission de la facture, toutes les données
circulent sous forme numérique. Les informations peuvent donc
être récupérées dans les outils de gestion
informatique existants. |
| 7.
Pourquoi la carte d'achat est-elle aussi un atout pour les fournisseurs
? |
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| Les avantages pour les fournisseurs sont les mêmes
que pour les acheteurs : réduction des coûts administratifs
(estimés à 23 euros par commande) et accélération
de processus. S'y ajoutent la certitude du paiement et une réduction
importante des délais de règlement : 4 jours contre
75 en moyenne nationale. |
| 8.
La carte achat est-elle une solution opérationnelle ? |
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| Ces solutions, lancées dans les années
80, sont aujourd'hui très répandues sur les marchés
anglo-saxons (Etats-Unis, Canada, Royaume-Uni) et en Europe du Nord,
tant dans le secteur privé qu'en sphère publique, sous
le terme générique de Purchasing Card. En France, nous
n'en sommes qu'aux premiers pas (voir encadré : Neuf sites
pilotes). Mais le déploiement est envisagé dès
l'année prochaine sur une grande échelle. |
| 9.
Les collectivités locales posent-elles des problèmes
particuliers pour la mise en place de solutions de cartes d'achats
? |
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| En raison des spécificités du code
des marchés publics, il est nécessaire que la mise en
place de ce type de moyen de paiement ne soit pas considéré
comme restrictif pour l'accès des fournisseurs aux commandes
publiques. Il est donc nécessaire de proposer une solution
standardisée, pour ne pas mettre des solutions incompatibles
en concurrence. En revanche, il est intéressant de constater
qu'aux Etats-Unis ou au Royaume Uni, c'est l'administration qui a
joué un rôle moteur dans le développement de la
carte d'achat, aujourd'hui largement adoptée par les entreprises. |
| 10.
Les solutions de cartes d'achat sont-elles valides à l'échelle
européenne ? |
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| Les autorités communautaires ont déjà
montré une volonté de normalisation pan-européennes
des solutions de paiement électronique d'une manière
générale et de la carte d'achat en particulier. Certains
pays européens, comme l'Espagne, sont déjà bien
engagés dans le processus. Les expériences déjà
menées en France et le déploiement prochain de solutions
opérationnelles serviront de base à cette normalisation. |
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| Neuf
sites pilotes pour tester la carte d'achat |
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| Afin de préparer la mise en œuvre
de solutions de carte d'achat pour les collectivités
et administrations, la Direction Générale de la
Comptabilité Publique, dépendant du Ministère
du Budget et des Finances, a mené en 2003 une expérience
de déploiement de différentes solutions neuf sites
pilotes : les villes d'Issy-les-Moulineaux et de Meudon, la
communauté urbaine de Lyon, le Laboratoire National d'Essais,
l'Université d'Artois, le Centre Hospitalier Sainte Anne
(Assistance Publique-Hôpitaux de Paris) et la Délégation
Générale pour l'Armement (Ministère de
l'Intérieur). Les résultats sont plus que convaincants
: la réduction des coûts de traitement des commandes
a été de 20 à 40% selon les cas. La carte
d'achat a surtout été accueillie avec enthousiasme
par les agents publics concernés, qui ont notamment apprécié
leur plus grande autonomie et responsabilisation. Seul point
noir, une exploitation optimisée suppose un réexamen
complet des procédures d'approvisionnement, de traitement
et de facturation des fournisseurs et un équipement technique,
non seulement du côté des administrations, mais
aussi des fournisseurs. |
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| A
savoir |
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• Les achats de petits montants représentent
environ 4% de la valeur des dépenses d'achat des administrations
et 75% des transactions.
• L'utilisation d'un système de carte d'achat permet
de réaliser de 70 à 80% d'économie sur
le coût global de traitement d'une transaction.
• Sur la base d'un portefeuille d'achat de 50 millions
$ réalisés pour 100.000 transactions, le potentiel
de gains escompté s'élève à 3.2
millions $ annuels.
Source : études Accenture / American Express et Deloitte
& Touche |
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