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: état des lieux |
Bureautique et communication :
état
des lieux |
| Les TIC et les innovations numériques modifient
en profondeur l'ensemble des activités communicantes de l'entreprise.
Celle-ci dispose aujourd'hui d'une large palette d'outils pour optimiser
la diffusion et le partage de l'information. |
| La
démocratisation des outils bureautiques |
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| Aujourd'hui, les outils bureautiques sont partout
; l'ensemble des activités individuelles se trouve concerné.
Cette tendance a été accentuée par la baisse
sensible des prix et la miniaturisation des produits qui les rendent
désormais utilisables par toutes les entreprises. |
| Les outils bureautiques facilitent l'ensemble des
tâches quotidiennes, de l'élaboration au classement des
documents en passant par la diffusion des données (textes,
images, vidéo, son, voix...). Les entreprises disposent d'une
offre très étendue de terminaux téléphoniques,
de photocopieurs, de télécopieurs, d'imprimantes...
et d'autres outils aussi précieux que les scanners, les vidéoprojecteurs,
réservés il y a encore peu de temps aux seuls professionnels
de la communication. Sans oublier l'offre abondante de produits "tout
en un" qui copient, dupliquent, impriment et diffusent... |
| Place
aux produits multifonctions |
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Toutes ces prouesses technologiques ont été rendues
possibles par le développement du numérique. Aujourd'hui,
tout poste de travail est un bureau potentiellement doté
des fonctionnalités communicantes les plus diverses.
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Les fabricants proposent des outils aux possibilités multiples
qui permettent à chacun de saisir, capturer, copier, scanner,
sauvegarder, faxer, imprimer… et diffuser des informations.
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C'est un fait, l'entreprise peut aujourd'hui se doter de solutions
qui optimisent le travail de ses collaborateurs. Bien qu'efficaces
lors d'utilisations individuelles, ces outils ont été
conçus pour être complémentaires, et dévoilent
toute leur performance en terme de temps et de retour sur investissement
lorsqu'ils sont utilisés au sein d'un même processus.
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Cependant, le caractère technologique de ces nouveaux outils
peut parfois être un frein à l'utilisation. C'est pourquoi
la mise en oeuvre commune de tous ces procédés suppose
que l'entreprise forme ses collaborateurs à leur usage. Faciliter
l'utilisation d'outils toujours plus perfectionnés, c'est
aussi le pari que la plupart des fabricants ont décidé
de relever.
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| Les
progrès de la vidéoprojection |
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| Il y a quelques années encore, une présentation
se pratiquait avec un rétroprojecteur et les incontournables
transparents. |
| Aujourd'hui, le vidéoprojecteur apporte une
liberté et un confort d'utilisation qui séduisent de
plus de plus de monde. La qualité des produits, leur miniaturisation
et la baisse des prix font du vidéoprojecteur un outil de plus
en plus souvent adopté dans les entreprises. |
| Les solutions logicielles permettent à l'utilisateur
de produire des documents de présentation interactifs et/ou
animés modifiables à loisir. Ces documents peuvent être
diffusés sur écran à partir d'un simple PC. |
| Notons que certains projecteurs peuvent faire office
de simples moniteurs lorsqu'ils sont connectés à un
PC ou terminal vidéo (numérique ou analogique). |
| Ils constituent alors une solution de choix pour
visualiser le contenu audiovisuel de tout magnétoscope, disque
dur ou lecteur de CD /DVD. |
| Mais pour que tout un chacun puisse communiquer des
textes, des images ou du son au sein et hors de l'entreprise, il est
indispensable que cette dernière dispose de réseaux
de communication adéquats. |
| Le mariage
des télécommunications et du numérique |
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| Favoriser l'échange des informations dans
l'entreprise et à l'extérieur est devenu un enjeu majeur
pour les opérateurs de télécommunications, qui
proposent des systèmes de réseaux téléphoniques
numériques toujours plus performants. |
| Certains systèmes (les autocommutateurs IP) peuvent être
couplés au système informatique de l'entreprise afin
qu'elle puisse disposer de tous les avantages qu'offre un centre
d'appel informatisé : identification des appels, archivages
des données sur les correspondants, gestion des messageries,
appels depuis chaque PC... |
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| Parallèlement, les offres de mise en réseau des équipements
numériques connaissent un développement sans précédent.
Ces installations optimisent l'interopérabilité des
différents postes ainsi que la diffusion des données
à tous les niveaux de l'entreprise. Elles permettent aussi
de partager certains périphériques uniques parfois
coûteux (écran géant, imprimante couleur réseau,...).
Le marché de "l'entreprise réseau" est en
plein boom et de nombreux fournisseurs d'accès proposent
des packages spécialement dédiés aux PME/PMI.
Ces dernières peuvent donc profiter des nombreux fournisseurs
présents sur le marché pour faire jouer la concurrence
et obtenir les tarifs les plus bas. Certains opérateurs comme
France Telecom vont plus loin en proposant des solutions clés
en mains d'audioconférence et de visioconférence pour
que l'entreprise puisse communiquer instantanément avec ses
clients, ses partenaires ou ses collaborateurs. Notons que de nouvelles
solutions de réseau local sans fil sont sur le point d'être
mises en place afin de permettre aux entreprises de supprimer le
coût des installations câblées et de rester en
contact avec leurs collaborateurs mobiles. |
| La
généralisation des outils nomades |
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| Les ordinateurs portables, PDA et autres terminaux
mobiles offrent aux collaborateurs de l'entreprise la possibilité
de travailler depuis n'importe quel endroit tout en restant connecté
à cette dernière. |
| Ces terminaux peuvent être dotés de fonctions standard
ou " à la carte " qui se révèlent
très utiles pour faciliter le travail des équipes
techniques et de maintenance (agenda, liste des RDV, localisation
de la panne, commande des pièces, compte rendu de visite)
ou celles des services commerciaux (fiche client/prospect, fournisseurs,
données de commande…). |
| Les protocoles de communication sans fil permettent aux utilisateurs
mobiles d'accéder en temps réel aux informations présentes
sur le serveur central ou sur un poste de travail donné.
Les données peuvent dès lors être mises à
jour par synchronisation. |
| Comme on peut le constater, l'entreprise dispose
aujourd'hui de systèmes élaborés et de produits
innovants pour améliorer le travail de ses équipes.
Toutes ces avancées technologiques sont en quelque sorte les
prémisses d'une mutation plus profonde de l'organisation du
travail dans son ensemble que l'on appelle plus communément
le télétravail. |
| Des
progiciels à profusion |
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| Intranet, groupwares, bases de données, multimédia,
commerce électronique, service à la clientèle...
le nombre de solutions professionnelles et de e-solutions ne cesse
de croître. |
| On retiendra par exemple l'utilisation croissante
des logiciels de Facilities Management (FMAO) ou logiciels de gestion
des services généraux. Ces progiciels permettent de
gérer une quantité importante d'informations sur le
fonctionnement de l'entreprise : états des stocks, contrôle
des mouvements de personnes, gestion des flux de marchandises, gestion
du parc automobile, des fournitures, des livraisons. Ces programmes
peuvent être couplés à des logiciels de maintenance
(GMAO) afin d'optimiser le suivi des travaux, la surveillance des
réseaux de communication, du parc machines... |
| Les entreprises disposent d'une offre de plus en
plus large et actualisée d'outils et de systèmes communicants
pour optimiser les échanges de données dans et hors
de l'entreprise tout en facilitant le travail de leurs collaborateurs.
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| Elles détermineront leurs choix en fonction de leur stratégie…
sans toutefois oublier de répondre aux attentes de leurs
collaborateurs. |
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