Recherche de la performance et gestion optimale des coûts mobiliers et immobiliers sont à l’origine du décloisonnement des espaces. Une opération qui si elle s’avère bénéfique pour les entreprises, peut être mal perçue par les salariés… Pour éviter cet écueil, encore faut-il savoir préparer le terrain, aménager l’espace et vivre, en bonne entente, au sein d’un open space…

Longtemps, les entreprises se sont bornées à considérer leurs bureaux comme un fardeau financier. Aujourd'hui, elles prennent conscience de l'intérêt stratégique de leurs espaces de travail pour être plus efficaces et mieux gérer leurs ressources humaines. Le temps du "chacun dans son coin", des bureaux individuels et des portes capitonnées fait partie du passé. Dorénavant, la bonne circulation des informations est devenue la priorité. Cette volonté des cadres dirigeants d'accroître la communication interne de leur entreprise profite du développement des nouvelles technologies. Des évolutions qui ont des répercussions sur l'aménagement des espaces de travail. Toujours dans le but de réduire les distances et faciliter la communication, les barrières entre les employés et l'encadrement ne cessent de s'estomper, au grand dam de certains... Car, à la question : "Open space ou espace individuel ?", tous les salariés diront qu’ils ont une nette préférence pour… la seconde solution. Malgré cela, l’open space ne cesse du gagner des mètres carrés, car il permet également de réduire l’espace occupé pour un même nombre d’employés (une réduction allant 10 à 40 % des m2). Ce qui, d’un point de vue financier, ne peut pas laisser insensible les décideurs…

L’open space n’est pas un concept nouveau puisqu’il apparaît au cours des années 40 aux Etats-Unis. Depuis, les espaces de travail paysagers ont totalement évolué au point qu’aujourd’hui, même les managers s’y trouvent "logés". Mais, loin des "plateaux" d’envergure industrielle, l’entreprise aujourd’hui se tourne vers des espaces à taille humaine, dont le bénéfice principal, outre la réduction des coûts liés au gain d’espace, est de permettre une meilleure communication entre les hommes. On est donc loin aujourd’hui des dérives et inconvénients générés par le regroupement en masse des salariés sur un même plateau… Ces configurations, plus réduites, en plus de donner une sensation de groupe, facilite également les contacts entre collègues d’une part et entre collègues et hiérarchie, d’autre part. Ce qui permet à chacun d’obtenir des réponses rapidement, là où auparavant il fallait organiser des réunions. Une communication favorisée très utile pour la productivité des équipes qui travaillent en mode projet, par exemple.

Un avantage incontestable qui se heurte au poids des "traditions". Au petit jeu "montre moi ton bureau, je te dirai qui tu es", la France est, par exemple, aux antipodes de la culture japonaise ! L’uniformité et l’égalitarisme ne sont pas forcément des règles appréciées par les salariés tricolores… Aussi, d’un point de vue philosophique, l’exemple doit venir d’en haut. Car, supprimer les cloisons, mêler les managers à leurs subordonnés, nécessitent un management "engagé", avec des orientations données au quotidien et un suivi des collaborateurs de plus près. Une démarche qui ne peut se faire sans une démarche volontariste de la Direction Générale, afin de convaincre chaque membre de l’entreprise des bienfaits d’un tel changement. Matériellement, il convient aussi de faire participer les salariés à un tel projet, en les associant, par exemple, au choix de la disposition des bureaux ou à celui du mobilier, mais aussi en s’efforçant de respecter la surface vitale de chaque personne (espace minimum de 12 à 15 m² par salarié et pas plus de dix personnes par bureau paysagé).

Si l’espace partagé nécessite quelques aménagements permettant d’instituer une « culture des cellules » (semi-cloisons, armoires, salles de réunion disponibles en accès libre, etc.), il n’en reste pas moins un lieu public qui pour une bonne entente entre les personnes présentes, imposent des règles de savoir vivre. Ainsi, pour maîtriser le niveau sonore et l’agitation, outre le fait de poser de la moquette au sol et des plafonds améliorant l’insonorisation, les salariés doivent aussi adopter certains réflexes comme de :

• réduire le volume de leur sonnerie de téléphone,
• éviter d’interpeller leurs collègues depuis leur bureau,
• se déplacer en salle de réunion pour mener à bien leurs conversations,
• respecter le besoin de concentration des autres, en évitant de les interrompre incessamment…