Le service achats dispose de données précieuses fournies via les recherches de ses collaborateurs, mais aussi par les autres départements de l'entreprise.

Avec les TIC, et plus particulièrement l'Internet et l'intranet, on observe une structuration de plus en plus forte dans la gestion et la diffusion des informations en interne.

L'entreprise dispose d'outils conviviaux pour mettre à jour en permanence les données et les diffuser à ses collaborateurs.

L'intranet par exemple, permet à tous les acteurs internes de disposer d'informations actualisées. L'acheteur peut y intégrer des bases de données fournisseurs, les cahiers des charges, l'état des négociations antérieures ou les fiches produits... et les mettre à la disposition de l'ensemble des services afin de faciliter la mise à jour et le partage des informations. On assiste là à un début de collaboration en temps réel.

L'acheteur doit désormais posséder une vision globale des objectifs de l'entreprise et doit pouvoir répondre aux attentes spécifiques de ses différents départements : commercial, marketing, développement, production, logistique...

Il doit maîtriser l'ensemble des démarches relatives aux achats : gestion du suivi des commandes, des stocks, des budgets...

Dans un souci de maîtrise des coûts, il recherche les fournisseurs, puis choisit les produits selon des critères définis avec les services de vente ou de production (qualité, coût, délai de livraison...). Il négocie les conditions d'achat et d'approvisionnement en liaison avec les services logistiques.

Enfin, l'acheteur doit connaître au mieux les caractéristiques des fournisseurs et des produits. Mais il lui faut surtout scruter les marchés, entrer en relation avec les fournisseurs potentiels et rester à l'écoute des dernières innovations.

Pour ce faire, il pratique la veille achat en analysant les tendances du marché des achats et des fournisseurs. Une somme parfois considérable d'informations à organiser, pour une utilisation optimale.

L'une des principales facettes de la fonction achat est de rester ouvert sur l'extérieur et de maîtriser autant que possible son environnement : marché, nouvelles technologies, concurrence, produits disponibles, produits de substitutions, normes...

Le service achats met alors en place un système de veille afin de collecter, diffuser et exploiter les informations nécessaires au développement de l'entreprise.

Cette recherche peut être réalisée au travers de différentes sources d'informations : des supports traditionnels comme les salons, les conférences, les catalogues ou la presse spécialisée.

Cependant, le web offre des solutions performantes en matière de veille technologique et concurrentielle (moteur de recherche de marques, de produits ou mots-clé, bibliothèques, etc.)


Tous ces outils de communication permettent à l'acheteur de disposer rapidement et en temps réel d'un flux important d'informations.

Avec les TIC, deux nouvelles tendances se développent chez les acheteurs des grands groupes : l'e-purchasing et l'e-procurement.

L'e-purchasing regroupe des solutions " on line " ou " off line " qui facilitent la définition des besoins, le marketing achat, les appels d'offres et les négociations.

L'e-procurement regroupe, quant à lui, l'ensemble des solutions qui permettent d'optimiser les coûts administratifs en simplifiant la gestion en ligne des catalogues, des actes de facturation, de paiement et d'approvisionnement.

Les solutions disponibles étant très nombreuses, nous ne mentionnerons que les principales qui permettront à l'acheteur d'optimiser ses actions.

Les sites de sourcing proposent des bases de données de fournisseurs répertoriés par secteurs ou familles de produits.

La recherche s'effectue par moteurs de recherche sélectifs. L'acheteur obtient ainsi une sélection affinée de fournisseurs potentiels avec leurs coordonnées complètes.

Les sites d'appels d'offres transmettent instantanément la demande à de nombreux fournisseurs. Les offres sont ensuite récupérées par mail, fax, ou courrier.

Bien que les TIC bouleversent depuis quelques années les méthodes de travail dans l'entreprise, les comportements traditionnels de la fonction achat ne sont pas pour autant abolis en matière de recherche d'informations.

Le web ne propose pas toujours l'information exhaustive sur les fournisseurs, pour la simple raison qu'un grand nombre d'entre eux ne figurent à ce jour dans aucune base de données.

L'Internet s'utilise donc en complément des sources traditionnelles que sont les journaux professionnels et spécialisés : lettres d'informations, annuaires, catalogues, plaquettes,... sans oublier les foires, les expositions et les salons. L'acheteur n'a que l'embarras du choix.

Conclusion :

Les professionnels de l'achat voient leur métier se modifier sous bien des aspects.

Véritable maillon fort de l'entreprise, la fonction achat doit répondre aux besoins de l'entreprise sans mettre à mal sa compétitivité.

Il doit connaître au mieux les demandes et les besoins internes et avoir une connaissance poussée des offres provenant de l'extérieur. Une activité qui requiert de la polyvalence et des compétences variées...

• Portail de ressources pour les achats
www.imago-conseil.com/Portail/index.htm

• Dossier sur l'e-procurement et e-purchasing
www.k-buy.com