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CARTE D'ACHAT
La généralisation est en marche ! |
| La révolution informatique se poursuit… C'est une banalité que de le dire à l'heure où la plupart des sociétés possèdent équipement informatique, connexion Internet, voire systèmes informatiques mobiles ! Ca c'est pour la partie visible de l'iceberg ! Car, si la révolution informatique continue de se poursuivre, c'est aujourd'hui dans l'ombre… On passe sensiblement des outils (matériels) aux nouvelles solutions (immatériels) qu'ils proposent ! Des solutions au rang desquelles on trouve la Carte d'Achat ! |
| Une révolution économique ! |
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| Loin d'être un gadget, la Carte d'Achat, et la dématérialisation qu'elle induit sur l'ensemble du processus transactionnel simplification et modernisation de la chaîne achat / comptabilité /paiement en s'appuyant sur la délégation d'achat sécurisée, la remontée des données - factures -, l'automatisation du paiement et de grandes facilités d'analyse et de suivi), est en train de devenir un incontournable, ne serait-ce que pour toute entreprise souhaitant vendre à des grands comptes et aux établissements du secteur public !
Système implanté au début des années 90, dans les pays anglo-saxons et en Europe du Nord, la Carte d'Achat est dédiée aux achats non stratégiques (lire encadré). Car, si aujourd'hui de nombreuses entreprises ont une réelle et efficace maîtrise de leurs coûts directs, qu'en est-il des achats hors production ou non stratégiques ? Ces achats, le plus souvent de petits montants et exécutés par un grand nombre d'employés, sont difficiles à maîtriser et reposent essentiellement sur un processus papier… Ce qui correspond à un schéma dispendieux ! Une étude menée par Accenture pour le compte d'American Express démontrent que les économies potentielles s'avèrent conséquentes… Ainsi le coût économique moyen du traitement d'une transaction passe de 97 $ en traditionnel à 19 $ avec la Carte d'Achat, soit une économie de 80 %, du fait de la suppression des étapes administratives !
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| Une révolution qui bénéfice aux utilisateurs… |
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Un système générateur d'économie pour l'entreprise acheteuse certes, mais c'est l'ensemble de la sphère économique qui bénéficie des avantages de la Carte d'Achat !
De façon plus approfondie, elle permet à l'entreprise " acheteuse " :
- d'optimiser la gestion quotidienne des achats de fonctionnement,
- d'alléger les procédures administratives et comptables,
- d'offrir un meilleur suivi des dépenses,
- d'alimenter de manière automatique les systèmes de gestion comptable,
- d'aller jusqu'au bout de l'optimisation du processus d'achat avec la dématérialisation fiscale de la facture.
Pour son " porteur ", elle offre, auprès des fournisseurs préalablement référencés :
- une plus grande réactivité opérationnelle,
- un allègement de tout l'aspect administratif,
- un moyen de règlement fonctionnel et d'acception universelle,
- un renforcement de l'efficacité de la relation acheteurs / fournisseurs.
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| … Comme aux fournisseurs ! |
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Le fournisseur aussi, y trouve son intérêt, car elle offre :
- une garantie financière (suppression des relances),
- un paiement rapide après émission de la facture (4 jours contre 60 ou 90 jours),
- une simplification administrative et comptable…
Enfin, la Carte d'Achat permet la création d'une véritable démarche partenariale entre l'organisation acheteuse et ses fournisseurs… En conséquence, l'acceptation du mode de paiement Carte d'Achat par le fournisseur, devient rapidement, pour lui, un élément prépondérant de différenciation concurrentielle !
Devant ces nombreux avantages, privé et public se lancent dans la démarche Carte d'Achat. De nombreuses expériences (Ville d'Issy-les-Moulineaux et de Meudon, Communauté Urbaine de Lyon, Laboratoire National d'Essai, Ministère de l'Intérieur…) ont d'ailleurs été menées au niveau de la sphère publique dans le cadre de la démarche globale de rationalisation et de simplification des procédures. Ces expérimentations ont démontré que si la Carte d'Achat nécessite un réexamen complet des procédures d'approvisionnement et présuppose un équipement technique adapté, les utilisateurs (agents publics porteurs de cartes) sont enthousiastes ! La Carte d'Achat leur apporte la responsabilisation à laquelle il aspire…, la délégation de commande étant pour eux un moyen de s'affranchir des " lourdeurs " du processus antérieur de commande. Le bilan est donc positif !
Voilà qui va donner encore un peu plus d'élan à cette révolution en marche ! Le décret rendant possible l'utilisation de la Carte d'Achat par toutes les entités publiques a été publié le 26 octobre 2004 et un plan de généralisation et de déploiement est actuellement mis en œuvre.
Voilà qui va donner encore un plus d'élan à cette révolution en marche !
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| Zoom sur : |
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Qu'est-ce que l'e-procurement ?
Il s'agit de l'ensemble de solutions permettant de rendre accessible à un ensemble d'utilisateurs des sources d'information et des outils afin de simplifier les actes d'approvisionnement, de facturation et de paiement (gestion des catalogues négociés par les acheteurs, des informations nécessaires à l'exécution de la commande via Internet, et éventuellement, émission de factures électroniques, et paiement en ligne avec une carte d'achat). |
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| Zoom sur : |
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Périmètre de la Carte d'Achat !
Les achats qui peuvent être réglés par la Carte d'Achat concernent des biens et services de fonctionnement. Ce sont des achats dits " non stratégiques " ou " hors production ", généraux, courants et récurrents et le plus souvent de faible montant. A titre d'exemple, on trouve : les fournitures de bureau, le petit matériel informatique et les consommables, les fournitures industrielles, le petit outillage, l'intérim et la formation, la messagerie et le fret, l'hygiène et la sécurité, etc… |
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| A savoir ! |
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| Les achats de petits montants (inférieurs à 1500 €) représentent environ 4 % de la valeur des d'achat des administrations et 75% des transactions.
L'utilisation d'un système de carte d'achat permet de réaliser de 70 à 80 % d'économie sur le coût global d'une transaction.
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